Gemeente Rotterdam met de sessie DSO-keten
Gemeente Rotterdam heeft met de hulp van werkplaatscoaches van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) inmiddels 5 à 6 werkplaatsen afgerond.
Wie ben ik en wat is mijn rol in de werkplaats?
Rob van der Meijden is projectleider informatievoorziening DSO en is onderdeel van een team dat fulltime aan de implementatie van de Omgevingswet werkt. Om aan de slag te gaan met het DSO zijn er in het deelproject informatievoorziening inmiddels al 5 of 6 werkplaatsen afgerond.
Wat was de aanleiding?
Voordat met de informatievoorziening van het DSO gewerkt kan worden, zijn een paar stappen belangrijk: het selecteren, aanschaffen en laten aansluiten van software. Nadat Rotterdam dat eenmaal had gedaan, moesten ze met het DSO aan de slag. Er ontstond hapering in de samenwerking en het aanbod van de VNG om deel te nemen aan een werkplaats werd dan ook met beide handen aangegrepen. Zodra het DSO beschikbaar was in maart 2021, zijn ze gestart.
Hoe zijn we met de werkplaatsen begonnen?
De eerste werkplaats ging over het benaderen van de DSO-keten. In maart speelde er gedoe rondom de leverancier van de plansoftware. Die liep achter. In de eerste werkplaats maakte Rotterdam een plan. En bij de tweede poging was de afstemming tussen de plansoftware en DSO al zodanig dat het gepubliceerd kon worden.
Het doel van de werkplaats DSO-keten was om het software-landschap te testen. Dat bestaat uit het DSO, plansoftware (RX Base van Visma Roxit), regelsoftware (Berkeley Modeler van Berkeley Bridge), het zelf ontwikkelde systeem Ari als VTH-systeem en de Samenwerkfunctionaliteit-API.
De betrokken samenwerkingspartijen
Het team bestaat uit een planjurist, een tekenaar, een informatieadviseur en een specialist voor bouw- en woontoezicht. Daarnaast neemt er ook een testcoördinator deel.
Naast de werkplaatscoach van VNG en leveranciers is er nog een technisch projectleider, projectarchitect, projectspecialist en toekomstig functioneel beheerder. Zij draaien de werkplaats niet, maar zijn op de achtergrond betrokken om problemen op te lossen.
Hoe pakken we de werkplaatsen aan?
De werkplaats DSO-keten heeft een doorlooptijd van 3 weken. Het team stelt een oefencasus op. In week 1 is dat een simpele versie van die casus. Als dat is gelukt, wordt in week 2 de oorspronkelijke versie van de casus doorlopen. In week 3 wordt er écht geoefend en geëxperimenteerd met gedetailleerde casussen.
Wat hebben we geleerd en kunnen we anderen meegeven?
De testcoördinator is van grote toegevoegde waarde. Hij brengt het team bij elkaar en houdt het verloop van acties bij. Daarnaast helpt een dagelijkse korte stand-up met het team om iedereen betrokken te houden. Door elke ochtend de acties, successen en issues van de dag te delen, loopt de interactie gedurende de dag goed.
De meeste issues liggen bij het DSO. Denk aan slechte beschikbaarheid, trage synchronisatietijd, gebrekkige documentatie en slechte opvolging van issuemeldingen. Dat ligt trouwens zeker niet aan de mensen die eraan werken. Zij zijn altijd bereid om op vragen in te gaan. We zien inmiddels ook al verbetering. Bijvoorbeeld in de synchronisatietijd. En ook de opvolging van issuemeldingen krijgt veel aandacht.
Wat is er zo bijzonder aan werkplaatsen?
Door deel te nemen aan een werkplaats is het mogelijk goed in de materie te duiken en intensief samen te werken in een overzichtelijke periode van 3 weken. En de hulp van de VNG-coaches is heel waardevol. Het principe van een werkplaats is bekend terrein, maar de VNG-coach is als informatiebron nog steeds belangrijk. De VNG heeft een vertegenwoordigende rol in de DSO-overleggen, dus is het fijn dat zij weten wat er in de werkplaats speelt. Met functionele vragen kunnen we terecht bij de VNG-coach, die vaak een makkelijke ingang heeft om de oorzaak van die issues te achterhalen.
Verder draagt de werkplaats bij aan de goede samenwerking met de leveranciers. Zij tonen grote betrokkenheid bij het uitvoeren van de werkplaats. En andersom worden zij geholpen bij het uitvoeren van testscenario's voor hun systeem.
Hoe nu verder?
In Rotterdam zijn er jaarlijks ruim 8000 vergunningaanvragen. De komende maand wordt een steekproef in het DSO ingevoerd. Op die manier worden de toepasbare regels getest. Het doel is om daarna de set vergunningaanvragen van de afgelopen periode in het DSO te krijgen.
Onze ‘Gouden Tips’ voor deelnemers aan deze sessie
- Begin er gewoon mee. Anders blijft het abstract. Door ermee te werken, komt u verder en wordt u zelfverzekerder.
- Stel een duidelijk team samen. Met teamleden die straks ook echt met het DSO- systeem moeten werken. En organiseer goede samenwerking tussen hen.
- Zorg dat de ketenpartners aanhaken bij werkplaatsactiviteiten.
- Houd de onderhoudsagenda en storingsmeldingen van het DSO scherp in de gaten. Onderhoud en storingen komen soms pas kort van tevoren online te staan. Dat is ook een punt van aandacht voor de DSO-organisatie.
- Gebruik MS Teams. Wij zijn er sneller door gaan werken. Zelfs wanneer we terug op locatie gaan werken, zullen wij Teams blijven gebruiken.
Webinar Werkplaats DSO-keten
De gemeente Rotterdam neemt u in dit webinar mee in het proces van de Werkplaats DSO-keten. En geeft tips om zelf een Werkplaats DSO-keten op te tuigen.