Zoeken in deze site

Werkorganisatie HLT Samen en opstellen van toepasbare regels

Nicolet van Biemen en Nathalie van Hattum lichten het praktijkvoorbeeld toe dat als best practice is aangedragen. Nicolet is beleidsmedewerker Informatie binnen het team Informatisering & Automatisering bij HLT Samen. Nathalie is juridisch medewerker en medeverantwoordelijk voor de toepasbare regels en het omgevingsplan van de gemeente Hillegom.

De betrokken samenwerkingspartijen

Twee jaar geleden is een brede groep vanuit verschillende disciplines begonnen met het opstellen van toepasbare regels. Deze disciplines zijn onder meer uitvoering, handhaving, dienstverlening, juridische zaken, de leiding van ons programma Omgevingswet, informatisering & automatisering, functioneel beheer en communicatie,

Wat was de opdracht?

HLT Samen is begonnen met het opstellen van toepasbare regels voor de activiteit ‘kappen’. De concrete opdracht:

  • zorgen dat het technisch mogelijk is om toepasbare regels te maken
  • een product opleveren, namelijk: een aantal toepasbare regels
  • in kaart brengen welk proces er na afloop van de opdracht (vanaf juli 2022) nodig is voor de daadwerkelijke implementatie

Uitgangspunten en kaders:

  • ambitieniveau: hoeveel toepasbare regels gaan we maken? Daarbij is gekeken naar de topactiviteiten die de VNG heeft geformuleerd. En waarover komen binnen de organisatie nu de meeste aanvragen en meldingen binnen?
  • uitgaan van de huidige juridische regelgeving
  • er moet genoeg geld zijn voor dit project
  • er moet voldoende capaciteit zijn

Feiten en cijfers

HLT Samen is een werkorganisatie die werkt voor 3 gemeenten: Hillegom, Lisse en Teylingen. We zijn aan de slag gegaan met 24 topactiviteiten per gemeente: 24 x 3, dus. Daar werken 13 medewerkers vanuit 8 disciplines aan mee, en er zijn 6 teams bij betrokken. Voor een activiteit als kappen ben je zo’n 50 uur kwijt.

Er is gekeken wat er gebeurt als je de regels in het omgevingsplan opstelt, zorgt dat die juridisch kloppen, en dáár toepasbare regels van maakt. Conclusie: dat kost minder tijd.

Hoe hebben we het aangepakt?

  • Kiezen welke topactiviteiten we benoemen.
  • Inventariseren wat er in onze huidige juridische regelgeving staat.
  • Op basis van die regels een eerste concept-vragenboom opstellen.
  • Dat concept voorleggen aan een multidisciplinair team.
  • Vragenboom opstellen en die koppelen aan het DSO.
  • Testen van de vragenboom bij burgers. Je leert heel veel over hoe een burger naar juridische regels kijkt.
  • Nadat alles akkoord is: definitief publiceren van de vragenboom in de pre-omgeving.

Waar staan we nu?

Er zijn 24 topactiviteiten opgesteld. In het registratiesysteem is onderscheid tussen de vereisten voor de checks en de indieningen. Voor beide onderdelen – check en indiening – wordt bijgehouden wat de fase is: voorbereiden, bespreken of voorleggen.

Wat hebben we geleerd en wat kunnen we anderen meegeven?

  • Neem je organisatie en management mee. Je hebt een multidisciplinair team nodig, waarbinnen iedereen het gevoel heeft: ‘dit is van ons’. De juristen krijg je wel mee, maar de andere disciplines moeten ook meedoen. Je moet dus zorgen dat vergunningverleners en handhavers snappen dat ze er baat bij hebben als ze meedraaien. De managers moeten vervolgens zorgen dat er ook tijd voor wordt vrijgemaakt. Zorg dat je dat goed geborgd hebt, want je wilt niet dat de mensen die in jouw team meedraaien, in de knel komen.
  • Geen enkele juridische regel is volledig sluitend. Er staat veel informatie in de verordening waar je juridisch weinig mee kunt. Zorg dat je juridische regels op orde zijn. En nog mooier: maak zelf juridische regels voor je omgevingsplan.
  • Juridische regels worden door verschillende disciplines anders geïnterpreteerd. Juristen zeggen: zo staat het er. De mensen van beleid zeggen: maar zo had ik het nooit bedacht. En de mensen van de uitvoering zeggen: maar zo gaan wij er niet mee om. Uiteindelijk zorgt die interactie dat je betere juridische regels opstelt die in de praktijk goed toepasbaar zijn.
  • Het is belangrijk dat de mensen die meedraaien ook echt beschikbaar zijn. En dat ze enthousiast zijn en zich echt willen inzetten voor het project.
  • Zorg dat je kunt sparren, ook met organisaties buiten je eigen gemeente.
  • Uiteindelijk maak je regels op basis van je omgevingsplan. Het is dus slim om te kijken: wil ik daar nu al mee aan de slag? En hoe maak ik dan de link met het omgevingsplan?

Hoe nu verder?

Onderdeel van de opdracht was: breng in kaart welk proces er nodig is om hiermee ook na juli 2022 verder te kunnen. De uitkomst:

  • Na 1 juli 2022 is het heel belangrijk dat iemand zich eigenaar voelt van het proces en het product: een domeinmanager, aan wie we het werk kunnen overdragen.
  • Ook voor het beheer van de toepasbare regels moet er een eigenaar zijn.
  • Ook belangrijk: de mensen die straks verantwoordelijk zijn, moeten nu al gaan nadenken: wat gaan we vanaf 2022 doen? Wil de organisatie bijvoorbeeld meer toepasbare regels gaan maken? Of het hierbij laten? En wat betekent dat dan voor het proces?

Onze ‘Gouden Tips’ voor deelnemers aan deze sessie

  • Dit hele proces is experimenteren en doen, met vallen en opstaan. Dus: maak gebruik van de tijd die we nog hebben en ga aan de slag!
  • De programmaleiding is meegenomen in het proces en er is inzichtelijk gemaakt hoeveel werk het maken van een toepasbare regel eigenlijk is.

Webinar Praktijkvoorbeeld opstellen van toepasbare regels

De gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen zijn inmiddels 2 jaar gezamenlijk bezig met het opstellen van toepasbare regels. In dit webinar wordt dit praktijkvoorbeeld toegelicht.