Toepasbare regels maken: alle stappen in het proces

Toepasbare regels maakt u tegelijk met uw juridische regels. En dat doet u niet alleen, daar heeft u een team voor nodig met collega’s uit verschillende vakgebieden. Ook werkt u samen met andere overheden in de regio. Het gaat namelijk niet alleen om het vertalen van de juridische regels, maar ook over dienstverlening en de praktijk.

Inhoud

1. Starten: inventariseer de situatie in de organisatie
2. Stel een multidisciplinair team samen
3. Start een interbestuurlijke werkgroep
4. Bepaal de activiteiten waarvoor de organisatie toepasbare regels wil maken
5. Toepasbare regels en vragenbomen maken
6. Kwaliteitscontrole: testen van toepasbare regels
7. Publiceren toepasbare regels

1. Starten: inventariseer de situatie in de organisatie

Bepaal de doelen die de organisatie wil behalen

De Omgevingswet vraagt een andere kijk op het beleid over de leefomgeving. Bepaal als organisatie hoe u de thema’s van de omgevingsvisie invult. Bepaal en stem af welke uitgangspunten de organisatie hanteert. Gaat de organisatie uit van ‘Ja, mits’ of ‘Nee, tenzij’?

Bepaal ook het ambitieniveau voor de digitale dienstverlening: wat wil de organisatie burgers en bedrijven straks bieden? Voor welke veel voorkomende meldingen en aanvragen wil de organisatie de dienstverlening gelijk houden of verbeteren? Het analyseren van de veel gestelde vragen bij het klantcontactcentrum kan hierbij helpen.

Inventariseer de huidige manier van werken rond regels

De huidige regelgeving en de huidige dienstverlening bepalen hoe u aan de slag gaat met toepasbare regels. Inventariseer daarvoor bijvoorbeeld het volgende:

Wat doet de organisatie nu al op het gebied van digitale dienstverlening? Welke digitale checks en formulieren worden bijvoorbeeld nu al op de website aangeboden? Dit kan ook in andere domeinen zijn. Zoals bij de uitgifte van paspoorten of zorg in de gemeente.
Welke lokale regels zijn nu opgenomen in Omgevingsloket online? Dit kunnen regels zijn uit plaatselijke verordeningen. Bijvoorbeeld over kappen, uitrit aanleggen en reclame maken.

Ga na of er software beschikbaar is voor maken van toepasbare regels

Ga na of er in de organisatie al software is voor het maken van toepasbare regels. Er zijn verschillende soorten regelbeheersoftware op de markt. Elk met een eigen methode van modelleren. Informeer bij de leveranciers en bij andere organisaties naar de mogelijkheden en ervaringen. Bepaal daarna welke methode het beste bij de werkwijze van uw organisatie past.

Op het Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet staat een overzicht van de leveranciers die hebben aangetoond dat hun software werkt met de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO-LV). Om de toepasbare regels in de Registratie Toepasbare Regels (RTR) te registreren, moeten overheden de regelbeheersoftware aansluiten op het DSO. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) geeft ook meer informatie over het aanschaffen van software voor de Omgevingswet.

2. Stel een multidisciplinair team samen

Bij het maken van toepasbare regels komen verschillende vakgebieden bij elkaar. Stel daarom een multidisciplinair team samen met bijvoorbeeld de volgende medewerkers:

Een jurist, deze kan de achtergronden van de regels uitleggen.
Een geo-specialist, deze weet welke geo-informatie op dit moment beschikbaar is voor de locatie-specifieke situaties.
Een medewerker van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Deze kan uitleggen hoe regels in de praktijk worden begrepen en toegepast.
Een medewerker van het klantcontactcentrum. Deze weet welke vragen er vaak gesteld worden.
Een communicatiemedewerker, deze heeft ervaring met het schrijven van teksten op het juiste taalniveau.
Een juridisch adviseur. Deze kan als spil in het geheel het overzicht houden. En stemt de keuzes af met de omgeving en de verschillende disciplines.
Een regelbeheerder of regelanalist. Deze stelt de toepasbare regels op. Dit vraagt specifieke eigenschappen en is een nieuwe rol in de organisatie.

Bekijk voor meer informatie de personabeschrijvingen voor de rollen juridisch adviseur en regelbeheerder. Hierin zijn de taken, verantwoordelijkheden en competenties beschreven:

Het is tijdens deze stap in het proces nog niet nodig om al een softwareleverancier aan boord te hebben.

3. Start een interbestuurlijke werkgroep

Initiatiefnemers (burgers, bedrijven en overheden) hebben met het uitvoeren van hun projecten te maken met regels van meerdere overheden. Om hun een duidelijke en eenduidige vergunningcheck aan te bieden, moeten overheden samenwerken. Ook voor het aanvragen van vergunningen en het stellen van maatregelen is afstemming nodig. Daarom is het belangrijk om te weten wat de overheden in de regio doen. Start daarvoor een interbestuurlijke werkgroep voor toepasbare regels.

Meer over het starten van een interbestuurlijke werkgroep voor toepasbare regels.

4. Bepaal de activiteiten waarvoor de organisatie toepasbare regels wil maken

Overheden bepalen zelf voor welke activiteiten ze toepasbare regels maken. Maar ze maken alleen toepasbare regels voor de activiteiten waarvoor ze zelf regelbevoegd zijn. Het Rijk maakt de toepasbare regels voor activiteiten uit landelijke regelgeving en de bruidsschat. Gemeenten en waterschappen zijn verantwoordelijk voor de activiteiten met lokale regels.

Ook kunnen gemeenten en waterschappen regels uit de bruidsschat aanpassen. De bruidsschat komt in 2020 in delen beschikbaar. Bekijk de regels van de bruidsschat en bepaal welke regels u wilt aanpassen. Voor indieningsvereisten is het verplicht om toepasbare regels aan te leveren.

U bepaalt zelf met welke lokale activiteiten u wilt beginnen. Wilt u eerst de activiteiten aanpakken die veel voorkomen in uw gebied? Of gaat u juist oefenen met een activiteit die in een klein deel van het gebied voorkomt en minder gevoelig ligt?

Bepaal per activiteit het volgende:

Welke juridische regels zijn er nu?
Zijn er regels gebonden aan bepaalde locaties?
Welke toestemmingstypen zijn er (zoals vergunning, verbod of melding)? En welke formulieren zijn ervoor nodig?
Is interbestuurlijke afstemming nodig met organisaties in de regio?

Gemeenten kunnen voor een aantal topactiviteiten gebruik maken van voorbeeldregels voor de topactiviteiten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

5. Toepasbare regels en vragenbomen maken

Analyseer huidige juridische regels

Analyseer voor de gekozen activiteit de huidige juridische regels. Let daarbij ook op de locatie waar de regels gelden. Wees kritisch bij de regels. Zijn de regels nog steeds van toepassing? Misschien zijn ze inmiddels achterhaald en kunnen ze vervallen.

Schrijf de regels op in een eenvoudigere vorm: zonder tussenzinnen en verwijzingen, maar in een duidelijke structuur.

Maak juridische regels tegelijk met toepasbare regels

Uit praktijkproeven blijkt dat het goed is om de juridische regels (in een Omgevingswetbesluit) en de toepasbare regels gelijktijdig te maken. Het zorgt ervoor dat de Omgevingswetbesluiten beter leesbaar zijn. En de activiteiten die een organisatie moet annoteren zijn ook eerder in beeld.

Relatie juridische regels en toepasbare regels

Om de toepasbare regels in het Omgevingsloket te kunnen tonen, moeten in het Omgevingswetbesluit onder andere de activiteit en locatie worden benoemd. Dit gebeurt via annoteren: het markeren van de regels die horen bij de activiteit en op welke locaties. Daarmee wordt de relatie tussen de juridische regel en de toepasbare regel gelegd.

Het annoteren gebeurt volgens de Standaard officiële publicaties (STOP) en de bijbehorende toepassingsprofielen (TPOD). Na het publiceren van een Omgevingswetbesluit komen de geannoteerde activiteiten en locaties ook in het Omgevingsloket.

Vragenboom schetsen of beslismodel maken (op papier)

Tijdens deze stap werkt de organisatie de structuur uit van de vragenboom voor het Omgevingsloket. Dat kan door een vragenboom te schetsen of een beslismodel in een tabel te zetten. Dit kan bijvoorbeeld ook op papier en zonder speciale regelbeheersoftware.

Een vragenboom voor de Vergunningcheck is anders opgebouwd dan een vragenboom voor een aanvraag- of meldingsformulier. En anders dan een vragenboom voor het onderdeel Maatregelen op maat.

Tijdens deze stap komt er antwoord op de volgende vragen:

Welke conclusies zijn er mogelijk (bij de Vergunningcheck)?
Welke maatregelen zijn er mogelijk (bij Maatregelen op maat)?
Welke indieningsvereisten zijn er (bij Aanvragen)?
Welke vragen moeten we dan stellen?
In welke volgorde kunnen we de vragen het beste stellen?

Verwerk locatie in vragenboom

De locatie speelt een grote rol bij het maken van toepasbare regels. Gelden er voor een activiteit in de binnenstad bijvoorbeeld andere regels dan in een buitenwijk? Neem de locatie dan ook op in de vragenboom. Zo wordt de vragenboom specifieker voor de initiatiefnemers.

Uitwerken structuur verloopt in meerdere stappen

Het uitwerken van een structuur gaat nooit in 1 keer goed. Na het schetsen blijkt bijvoorbeeld dat een initiatiefnemer een vraag beter eerder in het proces kan beantwoorden.

Ook kunnen er tijdens het schetsen of definiëren van een beslismodel vragen zijn over de juridische tekst. Bijvoorbeeld over de bedoeling van een regel. Dit kan de reden zijn om de juridische tekst aan te passen. Dan is het fijn dat de juridische tekst nog niet is gepubliceerd. Wees tijdens deze stap kritisch naar de regels en denk vanuit de initiatiefnemer.

Vragen en antwoorden maken (met software)

Werken met regelbeheersoftware

Als de structuur van de vragenboom is uitgewerkt, kan de organisatie de vragen en antwoorden maken in een regelbeheersysteem. Het systeem zorgt ervoor dat de toepasbare regels voldoen aan de Standaard toepasbare regels (STTR). Alleen dan kan de organisatie de toepasbare regels aanleveren aan de RTR. Als de toepasbare regels succesvol zijn aangeleverd en in de RTR zijn opgenomen, zijn de vragenbomen te zien in het Omgevingsloket.

Formuleren van vragen en antwoorden

Het is belangrijk hoe organisaties vragen en antwoorden formuleren. Want het Omgevingsloket moet voor iedereen te gebruiken zijn. Dit wordt ook wel digitale inclusie genoemd. Ook het is prettig als vragen en antwoorden in het Omgevingsloket op dezelfde manier zijn geschreven. Gebruik daarom de tips in de schrijfwijzer bij het schrijven van de vragen en antwoorden.

Meer over het maken van toepasbare regels en vragenbomen.

6. Kwaliteitscontrole: testen van toepasbare regels

Het is belangrijk dat de toepasbare regels kloppen en dat initiatiefnemers de vragen goed begrijpen. Controleer de vragen en antwoorden na het opstellen daarom op verschillende manieren. Doe dit bijvoorbeeld lokaal in de regelbeheersoftware.

Inhoudelijke controle

Controleer bij de inhoudelijke controle of de toepasbare regels kloppen met de juridische regels. De juridische afdeling speelt bij deze controle een grote rol.

Bij de Vergunningcheck is het belangrijk dat de initiatiefnemer de juiste conclusie krijgt.
Bij het onderdeel Aanvragen of de juiste gegevens worden uitgevraagd aan de initiatiefnemer.
En bij de Maatregelen op maat of de juiste maatregelen worden geselecteerd.
Controleer bij interbestuurlijke vragenbomen ook of de vragen goed op elkaar aansluiten.

Controle begrijpelijkheid

Net zo belangrijk is de controle of de initiatiefnemer de vragen begrijpt. En dat ze een vraag maar op 1 manier kunnen uitleggen en dat de vraag voor hen relevant is. Test de toepasbare regels daarom ook met de klanten van de organisatie. Zoals de inwoners van de gemeente, de provincie of het waterschap.

7. Publiceren toepasbare regels

Als de organisatie klaar is met het maken van de juridische en toepasbare regels, kunnen ze de regels publiceren. Het publiceren van toepasbare regels gebeurt via de RTR. Overheden moeten hiervoor hun lokale software daarop aansluiten. Om toepasbare regels te publiceren, moeten de activiteit en de locatie waar de toepasbare regels bij horen in dit register staan. Organisaties publiceren daarom eerst de juridische regels.

Juridische regels annoteren en publiceren

Bij het opstellen van een Omgevingswetbesluit moeten organisaties onder andere activiteiten en locaties annoteren. Dit zorgt ervoor dat na het publiceren van het Omgevingswetbesluit de activiteiten en locaties ook beschikbaar zijn in de RTR.

Activiteiten toepasbaar maken

Een geannoteerde activiteit in de RTR is nog niet geschikt om toepasbare regels aan te koppelen. Daarvoor moet een organisatie een activiteit eerst ‘toepasbaar’ maken. Tijdens deze stap voegt een organisatie een aantal kenmerken toe aan een activiteit. Bijvoorbeeld aan welke werkzaamheid de activiteit gekoppeld moet worden. Het toepasbaar maken van activiteiten gaat via de service Aanleveren toepasbare regels.

Toepasbare regels verifiëren en aanleveren

Na het toepasbaar maken van de activiteit is het mogelijk om de toepasbare regels aan te leveren aan de RTR. Eerst moet de organisatie controleren of de regels goed zijn opgesteld volgens de Standaard Toepasbare regels (STTR). Dit wordt ook wel verifiëren genoemd. Dit kan via de service Verifiëren toepasbare regels. Als de regels voldoen, kan de organisatie de toepasbare regels daarna aanleveren aan de RTR. Dit kan via de service Aanleveren toepasbare regels. Daarna zijn de toepasbare regels te zien in het Omgevingsloket.

Meer over het publiceren van toepasbare regels en activiteiten toepasbaar maken.

Oefenen met toepasbare regels

Organisaties kunnen ook oefenen met toepasbare regels in het Omgevingsloket. In de oefenomgeving pre.omgevingswet.overheid.nl staan in de RTR een aantal lokale activiteiten in de functionele structuur. Zo kunnen organisaties ook toepasbare regels aanleveren, zonder zelf eerst juridische regels te publiceren. Hiervoor is het wel nodig dat de lokale regelbeheersoftware aangesloten is op de RTR.

Meer informatie

Documenten

Alles wat nodig is om toepasbare regels in het digitaal stelsel optimaal in te richten, leest u het document: Toepasbare activiteiten en locaties, in relatie tot toepasbare regels (21 februari 2019) (pdf, 2.4 MB).
Meer informatie over wat er gebeurt in het Omgevingsloket als er geen toepasbare regels zijn, leest u in het document: Foutsituaties Vergunningcheck, Aanvragen en Maatregelen op maat bij ontbrekende toepasbare regels (3 maart 2020) (pdf, 1.1 MB).