Try Out'en met de Omgevingswet is leerzaam
De interbestuurlijke Try Outs van de Omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) zijn leerzaam geweest. In de 17 Try Out-regio's zijn stappen gezet naar werken als één overheid. De lessen worden meegenomen bij de verdere ondersteuning van de implementatie.
Verbindingen leggen tussen experts en regio's
Eén van die inzichten is dat de ondersteuning meer in het land – regionaal – moet plaatsvinden. In de 17 Try Outregio's hebben gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s kennis vergaard en toegepast in casussen. De regio’s hebben een gezamenlijk leerproces doorlopen. Op basis van de praktijkervaringen met de casussen hebben ze de ambitie voor het vervolg bepaald.
Ze dachten na over vragen als: wat moeten we samen vormgeven? Hoe gaan we dit doen? De Try Outs leren wat de bevoegde gezagen samen moeten organiseren, en wat elk van de organisaties zelf moet veranderen aan de werkprocessen. De begeleiders legden de verbinding tussen de landelijke experts en de regio’s.
Regionale Implementatiecoaches Omgevingswet (RIO's) voor ondersteuning
De belangrijkste les: het is essentieel dat de landelijke expertise duidelijk en nog beter toegankelijk wordt voor alle regio's. Maar we willen ook beter luisteren naar de behoefte in de regio's en het aanbod daar beter op afstemmen. We hebben bijvoorbeeld gemerkt dat handreikingen en andere producten beter te implementeren zijn als je ze toepast. Brengen en toelichten in de regio maakt het concreter en beter uitvoerbaar.
Nu de Try Outs zijn afgerond, breekt een nieuwe fase aan. Niet meer uitproberen, maar structureel regionaal implementeren. De afspraken die de begeleiders in de Try Outs hebben gemaakt, worden afgestemd met een team van Regionale Implementatiecoaches Omgevingswet (RIO's). Niet alleen de Try Out-regio’s zijn bezig, andere regio's zijn ook aan de slag. Het is de bedoeling dat alle overheden op 1 januari 2021 voldoen aan de minimale vereisten van de veranderopgaven. Zie in dat kader ook de mijlpalen van minister Ollongren van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Roadmap Omgevingswet van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
Organisatie vergunningenproces terugkerend thema in alle regio's
Inhoudelijk komen twee onderwerpen in alle regio's terug. In feite zijn het de twee kanten van dezelfde medaille: het vergunningenproces. Om complexe aanvragen binnen de gestelde tijd van 8 weken te kunnen behandelen, is het belangrijk dat bevoegde gezagen en adviesdiensten aan de voorkant en tijdens het proces met elkaar samenwerken in een omgevingstafel. Hoe organiseer je dat op een goed uitvoerbare manier? Hoe wissel je in een samenwerkingsruimte documenten uit?
Toepasbare regels leren maken
Voor het snel en doelmatig afhandelen van eenvoudige zaken, zijn toepasbare regels (vragenbomen) en algemene regels een uitkomst. Een opgave om bij voorkeur interbestuurlijk en regionaal te verkennen. Het begint met de analyse van de bestaande regels. Hoe maak je er toepasbare regels van? De eerste stap is gezamenlijk een proces af te spreken. Het is al mooi als regio's zover zijn. Je ziet in de praktijk dat het belangrijk is dat er trekkers klaar staan om met deze processen aan het werk te gaan. In elke bestuurslaag heb je mensen nodig die ermee bezig zijn en die elkaar opzoeken.
Omgevingsdocumenten annoteren
Een ander terugkerend thema is het annoteren van omgevingsdocumenten. Gebruikers kunnen de zoekresultaten dan filteren op wat voor hen relevant is. Het afstemmen van verschillende bestuurlijke visie op bepaalde gebieden of thema's is daarbij van belang. Net als de aansluiting op het DSO en het aanbesteden van de systemen die daarvoor nodig zijn.
Van consumeren naar invoeren
De koplopers van het eerste uur maken nu de stap van kennis opdoen en plannen maken naar uitvoeren. Van consumeren naar invoeren. Concreet betekent dit, dat de programmamanagers in het land de leerervaringen moeten invoeren in de organisaties. Dat is geen eenvoudige opgave, want de winkel blijft gewoon open.
Terwijl je ingrijpende veranderingen doorvoert in je benadering en in je processen, blijven de mensen aan de balie verschijnen. De huidige krapte op de arbeidsmarkt vormt daarbij een extra handicap. Dat doet niets af aan het feit dat de tijd is gekomen om het anders werken in de lijnorganisatie te beleggen. Dit heeft alles te maken met de eerder genoemde mijlpalen en het 'minimumlijstje'. Het minimumlijstje is een set criteria waaraan de verschillende overheden op grond van de Omgevingswet minimaal dienen te voldoen. De criteria zijn in nauwe samenwerking met de koepels (VNG, IPO, UvW en de veranderorganisatie voor de rijksinstanties) tot stand gekomen.
Tijd dringt voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving
Voor de afdelingen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) dringt de tijd. Zij moeten vanaf 1 januari 2021 werken volgens de Omgevingswet en zorgen dat er binnen 8 weken duidelijkheid is over een vergunning. Wat dat vraagt van organisaties? Ze moeten de kennis over het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) op orde hebben. Je moet weten wat je minimaal wilt gaan doen aan een omgevingstafel en hoe je aan de slag gaat met toepasbare regels.
Starten met anders werken
In het huidige Omgevingsloket zitten regels voor reclame, inritten, kappen en slopen. Die regels zitten er straks niet meer automatisch in; daar moet je iets voor doen. Het is ook belangrijk de strategie voor het omgevingsplan te kennen. En de harde processen te regelen: de verbinding tussen het zaaksysteem en het DSO. Samenwerken met de omgevingsdienst én de legesverordening aanpassen. Het is een omvangrijke klus die je moet klaren terwijl de winkel openblijft. De kern van de zaak is dat iedereen die elke dag met de materie aan het werk is, aan de gang moet met het andere werken.
Alle disciplines moeten aan de slag
Niet alleen VTH, alle disciplines moeten aan de slag. De uitdaging is om het goed te faseren. Het minimumlijstje als handvat gebruiken en tegelijk in het oog te houden hoe het past in de grote beweging van de wet. Beginnen met het basistraject en daarmee een goed fundament leggen voor het vervolg. Het is daarom van belang om naast het invoeringstraject in de lijnorganisatie ook oog te hebben voor innovatie en de bedoeling van de wet. Het zijn parallelle processen, je hebt beide nodig.
Producten en diensten
De Try Outs leren verder dat veel informatie beschikbaar is, maar dat niet iedereen die weet te vinden. De VNG heeft daarom als wegwijzer de Producten en Dienstencatalogus gemaakt, bedoeld voor iedereen die zich binnen gemeenten en uitvoeringsorganisaties bezighoudt met de Omgevingswet.
Geleerd van de Try Outs
- Elke regio moet aan de slag.
- Elke regio heeft een aanspreekpunt nodig (kennis!).
- De Try Out-aanpak werkt: kennis opdoen, concreet aan de slag gaan, lessen trekken.
- Benoem in elke organisatie enthousiaste trekkers die met vernieuwingen aan de slag gaan en die de verbinding maken met de eigen organisatie.
- Het is tijd om veranderingen in de lijnorganisaties te verankeren.
- Houd ook de bedoeling van de wet (innovatie) in het oog.