Digitaliseren Omgevingswet
In een periode van slechts anderhalf jaar digitaliseert de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied haar volledige informatievoorziening. Voor 26 gemeenten en vier provincies wordt het mogelijk digitaal aanvragen te doen, dossiers in te zien en de stand van zaken van projecten te volgen. “We willen alle informatie over aanvragen en projecten digitaal kunnen delen met onze partners, opdrachtgevers en klanten.”
Vernieuwend karakter
Anders dan voorheen is de rol van de omgevingsdienst niet meer het stempelen van aanvragen, legt Patricia Croese, programmamanager inrichting van de omgevingsdienst, uit. Het gaat erom te kijken of de regelgeving op een bepaalde zaak past. En als dat niet het geval is, om dan samen met de aanvrager te kijken hoe dat wel mogelijk is.
Onze medewerkers komen allemaal uit organisaties waarbij alles dichtgetimmerd zat in regeltjes, waardoor ze precies wisten wat ze moesten doen. De nieuwe manier van werken geeft medewerkers de vrijheid om afwegingen te maken. Waarbij we onze afstandelijke rol van toezichthouder houden, maar tegelijkertijd met de ondernemer meedenken voor oplossingen die wel passen. Dat is een behoorlijke cultuuromslag waar we op z’n minst aan moeten wennen.”
Samenwerking
Vanaf begin 2014 werken de omgevingsdiensten van de gemeenten Amsterdam, Zaanstad, Haarlemmermeer en de provincie Noord-Holland fysiek samen in een organisatie van 350 medewerkers. De samenvoeging van de diensten was aanleiding om meteen te investeren in een geheel nieuwe manier van werken, vertelt Patricia Croese, . “Het gaat vooral om de keuze om op een heel nieuwe manier te gaan werken. Volgens de principes die aansluiten bij de Omgevingswet. We willen transparant, zaak- en klantgericht en risicogestuurd werken waarbij alles digitaal wordt vastgelegd waardoor iedereen die met een bepaald dossier te maken heeft, daar heel gemakkelijk bij kan.”
Resultaten
De inrichting van de systemen is bijna klaar om volledig digitaal werken mogelijk te maken, legt Croese uit. “Vergunningverlening en toezicht is al gedigitaliseerd en we zijn nu bezig met meldingen en handhaving. Binnenkort verwachten we ook de juridische processen, het digitaal publiceren, Wob (Wet openbaarmaking van bestuur) en de makelaarsinformatie eraan toe te voegen.
We slaan zelf geen gegevens op maar sluiten aan op alles wat landelijk aan informatie beschikbaar is. We hebben geïnvesteerd in een geoviewer die op digitale kaarten alle meldingen en klachten zichtbaar maakt.” Dit heeft direct positieve gevolgen voor de manier van werken en de doorlooptijd van projecten.
Tegenwoordig kunnen toezichthouders met hun iPad ter plekke hun beschikking maken en printen. Dat gaat nu razendsnel terwijl dat vroeger via tekenmappen en een posttraject ging, signaleert Croese. “We zien daardoor nu al grote taakverschuivingen binnen onze organisatie.
De toezichthouders en vergunningverleners zijn van het begin tot het eind verantwoordelijk en zijn beter dan ooit in staat de regie te houden over de aanvragen.
Je werkt allemaal met hetzelfde dossier, kunt precies zien wat de status is van deeladviezen en krijgt een waarschuwing als iets te lang duurt. Het overzicht maakt dat je daarop kunt sturen.”
