De effecten van integraal werken aan de Omgevingstafel

Een mooi instrument

De Omgevingstafel werkt zo: initiatiefnemers komen eerst bij een Intaketafel terecht. Een klein team van gemeenteambtenaren geeft dan een eerste beoordeling: is dit initiatief wenselijk? Zo ja, dan wordt er een Omgevingstafel georganiseerd waarbij meerdere experts aanschuiven. Bijvoorbeeld gemeentelijke adviseurs van ruimtelijke ordening, milieu of bouwen. Maar ook adviseurs van ketenpartners, zoals waterschappen en omgevingsdiensten. Zij gaan in gesprek met de initiatiefnemer en belanghebbenden, zoals omwonenden.

Volgens Hanneke Kunst (Projectleider Omgevingstafel bij het programma Aan de Slag) is de Omgevingstafel een mooi instrument om veel eerder met elkaar in dialoog te gaan. Dat maakt het initiatief beter en vergroot de kans op succes.

Je zit direct met alle betrokkenen aan tafel, dat is denk ik heel efficiënt.

Integraal werken

Een van de gemeenten waar Hanneke de Omgevingstafel met een interbestuurlijke insteek tot stand bracht, is de gemeente Gooise Meren. In plaats van eerst alle nieuwe werkprocessen uit te werken, is deze gemeente meteen aan tafel gaan zitten met initiatiefnemers, ketenpartners en omwonenden. Om hierover te vertellen zitten aan tafel: Antoinette Soede (implementatiemanager Omgevingswet bij gemeente Gooise Meren), Jankees Salverda (adviseur water en ruimte bij Waternet), Gijs van Duijn (Regionaal Implementatiecoach Omgevingswet (RIO) bij het programma Aan de slag met de Omgevingswet) en Ewout Dam (projectmedewerker team financiën bij de VNG).

Antoinette Soede (gemeente Gooise Meren) heeft gemerkt dat de Omgevingstafel helpt om integraler te werken. 'Je zit direct met alle betrokkenen aan tafel, dat is denk ik heel efficiënt. Je kunt op elkaar reageren. Een thema als biodiversiteit komt dan bijvoorbeeld niet alleen van de adviseur groen van de gemeente, maar ook van de ketenpartners. Het belang van een thema wordt zo veel sterker dan in losse adviezen. Ook bewoners vinden het prettig om te kunnen benoemen wat zij belangrijk vinden. Vaak blijkt dan dat de adviseurs dezelfde thema’s net zo belangrijk vinden.'

Ook Jankees Salverda (Planadviseur Water en Ruimte bij Waternet) heeft het integraal werken als prettig ervaren. Hij schoof vanuit het waterschap aan als ketenpartner bij de Omgevingstafels in de gemeente Gooise Meren. Met behulp van kaarten kan hij bijvoorbeeld laten zien wat een goede of juist minder goede plek is voor een parkeerterrein. Omdat hij aan het begin van het proces betrokken is, kan de initiatiefnemer op dat moment het plan nog aanpassen. 'Dat is directe winst.'

Stroomlijnen

Gijs van Duijn is Regionaal Implementatiecoach Omgevingswet (RIO) bij het programma Aan de slag met de Omgevingswet, onder andere in de Gooi- en Vechtstreek. Hij ziet verschillen in hoe gemeenten de Omgevingstafel invullen. Sommige hebben koudwatervrees om gelijk belanghebbenden en initiatiefnemers te betrekken. Maar in de gemeente Gooise Meren zijn ze er wel direct bij betrokken, waardoor de ervaringen daar een voorbeeld zijn voor hoe de Omgevingstafel werkt in de praktijk.

Samen met de VNG zet Gijs zich in om het proces verder te stroomlijnen, vooral voor complexe vergunningen. 'Zodat mensen als Jankees, maar ook de provincie en andere ketenpartners, weten: bij dit vraagstuk word ik betrokken. En bij dit vraagstuk kan ik een belletje verwachten, maar hoef ik niet drie sessies aan tafel te zitten. Daarover moet je afspraken maken met elkaar in de regio.'

Nieuwe werkwijze

Gemeenten hebben de ruimte om de Omgevingstafels op hun eigen manier te organiseren. Maar ze moeten wel rekening houden met de tijd van ketenpartners. Hoe zorg je ervoor dat waterschappen niet 28 Omgevingstafels per week af moeten? Jankees ziet deze zorg ook binnen Waternet. 'Het brengt bij ons een heel nieuwe dynamiek met de afdeling vergunningverlening op gang. Omdat je moet besluiten: wie gaat ergens heen? Ik heb nu regelmatig overleg met vergunningverleners waarin we daarover afspraken maken.' Hij werkt met verschillende gemeenten samen en die gaan er allemaal anders mee om. Dat is voor een ketenpartner niet zo makkelijk. 'Sommige gemeenten willen meer regelgeving over wanneer je aan tafel zit. Dat wil je eigenlijk niet. Dan verlies je dwarsverbanden. Liever overal op een vergelijkbare manier en met een niet te rigide aanpak.'

Ja, de nieuwe manier van werken kost tijd. Maar, het levert ook tijd op. Je hoeft namelijk niet alles op te schrijven. En omdat je eerder in gesprek gaat, weten alle partijen ook eerder wat er wel en niet mogelijk is. Zowel de initiatiefnemer als de adviseurs van gemeenten en ketenpartners hoeven daardoor niet alle opties helemaal op papier uit te werken. Ook dit heeft Jankees ervaren, net als de adviseurs van de gemeente. Antoinette: 'We hebben gebruikgemaakt van de sjablonen van de VNG, dat is heel effectief. Beleidsadviseurs kunnen daar echt hun verhaal in kwijt. Als het goed is, heb je na drie Omgevingstafels een formulier waarin alle adviezen staan en hoef je die bij het daadwerkelijke vergunningstraject alleen nog maar even te checken.'

De digitalisering biedt kansen', vult Gijs aan. 'Je kunt met zeven of acht mensen even kort een dossier doornemen. Je hoeft niet meer naar elkaar toe, maar je hebt wel de interactie. Als je het goed organiseert, kun je tijd besparen.

Open en transparant

Antoinette: 'Ik ben blij dat we gelijk met bewoners en initiatiefnemers zijn gaan oefenen. Daar leer je zoveel van! Ondanks dat het niet in 1 keer goed gaat, ben ik wel blij dat we het gelijk ‘in het echie’ zijn gaan doen.' Maar natuurlijk is een nieuwe manier van werken voor iedereen wennen. Het is belangrijk om goed uit te leggen wat een Omgevingstafel is. 'Mensen denken soms dat wat zij zeggen meteen overgenomen wordt. Dus we moeten heel goed aangeven: dit is het kader. Dit mag er nu al volgens het bestemmingsplan. Als we hiermee verder gaan, moet het ook nog naar de raad, etc. We proberen zoveel mogelijk op te halen uit de omgeving, maar soms kan iets gewoon niet.' Ze vindt een open en transparante houding heel belangrijk. In de pilot heeft ze gemerkt dat die erg wordt gewaardeerd door omwonenden.

Voor initiatiefnemers is het ook wennen. Zij moeten aan de Omgevingstafel naar alle partijen luisteren en hebben er niet genoeg aan een standaard praatje te houden. Maar uiteindelijk hebben ze er baat bij, want zo krijgen ze veel eerder advies en duurt het proces minder lang dan voorheen.

Ga gewoon aan de slag

Ewout Dam is Implementatie-ondersteuner Omgevingswet bij de VNG. Hij heeft een werkwijze ontwikkeld om de effecten van een instrument als de Omgevingstafel in kaart te brengen. Dit is de Werkwijze Structurele Effecten (of 'effectenmodel', in de volksmond). Hierbij komen vragen aan bod als: wat is het effect voor een initiatiefnemer, hoeveel tijd is die kwijt aan een Omgevingstafel? Maar ook: hoeveel capaciteit hebben overheden nodig? Samen met 15 ervaringsdeskundigen - waaronder de gemeente Gooise Meren - wil de VNG de effecten van de Omgevingstafel in een plaat weergeven. Dit wordt waardevolle informatie voor gemeenten die nog aan de slag willen met Omgevingstafels. Wat kun je verwachten? Waar moet je op letten? Waar moet je meer of minder tijd aan besteden? Waar komen de voordelen vandaan?

Uiteindelijk levert de Omgevingstafel tijd op. In de pilots worden nu namelijk voor het eerst meer positieve dan negatieve effecten gemeten. Ewout: 'Probeer verder te kijken dan het eerste "ik moet er nog aan wennen" en "hoe gaat het nu werken?". Dat is zo leuk aan deze werkwijze. Dat je voorbij dat eerste moment blikt en alvast naar de ervaring en de verwachtingen op de langere termijn kijkt. Ga er gewoon mee aan de slag.'

Meer weten over de Omgevingstafel?

Bekijk dan een van onze webinars over de Omgevingstafel:

• Inrichten van een initiatievenproces / Omgevingstafel (januari 2021)
• Omgevingstafel en samenwerking met ketenpartners (december 2020)
• De Omgevingstafel in de praktijk (juli 2020)
• Implementatie van de Omgevingstafel (april 2020)

Lees ook het artikel Aan de slag met de Omgevingstafel in Kwartslag 12 van oktober 2020.

Als u zelf aan de slag wilt met de Omgevingstafel, neem dan eens een kijkje in de Toolkit Omgevingswet. Hier vindt u diverse bouwstenen om een Omgevingstafel mee vorm te geven.