Kleine gemeenten bundelen hun krachten

De verschillende gemeenten in de regio Nijmegen werken al veel samen. Vooral via het regionale overleg waarin de projectleiders elkaar bijpraten, voorbeelden sturen en gezamenlijk met ketenpartners praten. Heumen, Beuningen en Berg en Dal, 3 vrij kleine gemeenten, zijn nog wat stappen verdergegaan. Ze hadden hun vergunningtaken in het ruimtelijk domein al bij dezelfde omgevingsdienst – Omgevingsdienst regio Nijmegen – ondergebracht, maar werken nu ook op andere terreinen samen.

Samenwerking

Pierre Jochems, projectleider bij de gemeente Beuningen: 'Je kunt wel regionaal samenwerken, maar dan zit er altijd wel een gemeente bij die veel groter is dan de rest. Of die op een andere manier heel erg afwijkt. Deze drie gemeenten lijken op elkaar qua omvang en organisatie, met een vergelijkbaar schaalniveau en problematiek. De taakvelden zijn breed, bij een grote gemeente zijn die specialistischer. Je hebt dus contact met iemand die ongeveer hetzelfde doet. Dat werkt gewoon prettig.'

Alleen waren we nog aan het stoeien geweest

Als voorbeeld van die samenwerking noemt Joop van Amersfoort, projectleider bij de gemeente Heumen, het opstellen van de legesverordening: 'We hebben alle 3 dezelfde partij ingeschakeld die ons daarbij heeft geholpen. Onder begeleiding hebben we in gezamenlijke sessies inhoudelijke keuzes gemaakt. Het resultaat is een concept dat in alle 3 de gemeenten bijna gelijk is. We hebben elkaar hierbij goed kunnen helpen, die interactie was heel waardevol. Alleen waren we nog aan het stoeien geweest.'

'We hebben ook samen en met iemand van de omgevingsdienst erbij een werkproces bedacht over hoe we omgaan met initiatieven en omgevingsvergunningen', vertelt Gabriel van Houtert, projectleider bij de gemeente Berg en Dal. 'In oefensessies lieten we collega's achter de computer plaatsnemen en liepen we met hen het proces door. Door dat met elkaar inzichtelijk te maken, krijg je er meer vertrouwen in. En nu zijn we bezig met testen, zodat we op tijd weten wat er goed werkt en wat nog niet. Dat is voor ons heel belangrijk.'

Toepasbare regels, vragenbomen en het Omgevingsloket

Een ander voorbeeld is het inhuren van een regelanalist. Als de Omgevingswet straks in werking is getreden, helpen toepasbare regels mensen zonder juridische kennis bij het bepalen of zij voor een initiatief wel of geen vergunning nodig hebben. En ze laten zien welke eisen er gelden voor een activiteit. Regelanalisten spelen een belangrijke rol bij het opstellen van die toepasbare regels. Gabriel: 'Nijmegen werft nu een fulltime regelanalist. En wij denken na over iemand die voor onze gemeenten samen die taken uit kan voeren. Dat kan voor ons een oplossing zijn'. De toepasbare regels zijn nodig om de juiste vragen in de vragenbomen in het Omgevingsloket te kunnen stellen. Joop: 'We hebben al samen een ICT-expert uitgenodigd om met ons de vragenbomen te maken. Gewoon 2 middagen samen klussen met direct resultaat.'

'En er is voor de hele regio een werkgroep communicatie gestart', aldus Gabriel. 'Die bekijkt hoe we op de verschillende gemeentelijke websites naar onze burgers gaan communiceren. En hoe we ze gaan informeren over hoe en waar ze een initiatief kunnen indienen. Wij hebben als 3 gemeenten gezegd dat we voor onze websites hetzelfde proces en dezelfde inhoud willen. Bezoekers worden straks op dezelfde manier naar het Omgevingsloket verwezen en door het digitale systeem geleid. Er ligt al een mooi concept voor de inrichting van de websites.'

Als wij straks klaar zijn met onze opdracht dan moet het allemaal wel goed geborgd zijn

Van extern naar intern

Kleine gemeenten hebben vaak geen eigen projectleider beschikbaar voor de implementatie van de Omgevingswet. Gabriel, Pierre en Joop zijn dan ook extern ingehuurd voor deze klus. Pierre: 'We zitten op dezelfde manier in de film. Alle 3 tijdelijk aangenomen voor alleen dit project en met eenzelfde achtergrond. Daardoor vinden we elkaar gemakkelijker. We kunnen ons volledig focussen op de Omgevingswet en worden niet gehinderd door andere taken binnen de gemeente.'

Maar het extern inhuren van projectleiders brengt ook uitdagingen met zich mee. Gabriel: 'Als wij straks klaar zijn met onze opdracht dan moet het allemaal wel goed geborgd zijn. We moeten zorgen dat de mensen die straks met de processen en de ICT aan de slag gaan, weten waar we mee bezig zijn en dat ze ermee kunnen werken. Ze moeten bijvoorbeeld zelf een omgevingsplan kunnen wijzigen. Hoe ze een bestemmingsplan moeten maken weten ze heel goed. Maar de hele systematiek verandert, niet alleen de techniek en de software. De medewerkers zijn er nu aan gewend dat er een speciale projectleider is voor de Omgevingswet. En het is niet zo dat, zoals bij grote gemeenten, iemand intern de rol van projectleider dan maar gewoon overneemt. Na inwerkingtreding moeten mijn taken door de organisatie worden opgepakt. Daar moeten we de komende maanden nog wel een slag in maken.'

Iedereen zit in hetzelfde schuitje en heeft dezelfde vragen

Zoek elkaar op

Gabriel: 'In een kleine organisatie met weinig capaciteit ga je kijken hoe je in elk geval op een goede manier aan de minimale verplichtingen kunt voldoen. De hulp van je buurgemeente is daarbij erg handig. Dat is een groot verschil met bijvoorbeeld Nijmegen of Amsterdam, gemeenten met een goed gevulde projectstructuur rondom de Omgevingswet. Daar kunnen wij nog niet eens een beetje aan denken.'

'Maar', vult Pierre aan, 'hun opgave is wel even groot als die van ons. Het is niet zo dat er in een grote gemeente meer werk te doen is. Wij moeten ook gewoon een omgevingsplan maken voor het hele grondgebied en daar kennis over opdoen. Een open cultuur is dan belangrijk. Denk niet te snel: ik ben in control. Dit is een lastig proces en je hebt elkaar gewoon nodig. Iedereen zit in hetzelfde schuitje en heeft dezelfde vragen. Dus als je ergens mee worstelt: pak gewoon de telefoon of mail je buurgemeente. Vraag hoever zij al zijn en praat erover. Leg dat contact en zoek elkaar op!'

Neem contact op met uw RIO

Wilt u ook samenwerken met andere gemeenten? Neem dan contact op met uw Regionaal Implementatiecoach Omgevingswet (RIO). Die kan bekijken wat er mogelijk is in uw regio.