Leidschendam-Voorburg: een Lean vergunningenproces à la Omgevingswet

Voor sommige gemeenten is de Omgevingswet het startsein om hun processen te verbeteren. Zo niet voor Leidschendam-Voorburg. Zij hadden zichzelf al een optimale dienstverlening tot doel gesteld, geheel los van de wet. Omdat er veel overlap zit in beide doelstellingen, besloot de gemeente de Omgevingswet al in 2018 te omarmen.

Ambitieuzer dan de Omgevingswet

Marco Zandbergen: 'Vanuit onze eigen doelstellingen doen we er zelfs nog een schepje bovenop. Alle afdelingen zijn betrokken bij de ontwikkeling naar de Omgevingswet. Niet alleen de ruimtelijke afdelingen, maar ook het sociale domein. Daarnaast dereguleren we waar dat kan en zijn we ambitieuzer in onze beslissingstermijn. Voor de reguliere procedure schrijft de Omgevingswet een termijn van 8 weken voor. Wij streven de helft na. Dat is niet altijd haalbaar, maar 6 weken lukt vaak wel. Vroeger was het zo dat een initiatief onderaan de stapel belandde als er geen termijn aan vastzat. Nu maken we geen onderscheid meer.'

Het ideale proces

Zo’n korte beslistermijn is alleen mogelijk als het proces soepel verloopt. Binnen het VTH-proces (vergunningverlening, toezicht en handhaving) werkt de gemeente samen met 2 waterschappen, Veiligheidsregio Haaglanden en de Omgevingsdienst Haaglanden. 'De 1^e stap was met alle ketenpartners bij elkaar komen', vertelt Zandbergen. 'Samen hebben we het huidige initiatievenproces in kaart gebracht. En bedacht hoe het ideale proces eruit zou zien. Daarna hebben we belemmeringen en oplossingen besproken en zo kwamen we tot een realistisch proces. Alle stappen hebben we uitgewerkt in een Excelbestand en een praatplaat. Met 4 initiatieven hebben we toen een pilot gedraaid, waarbij we werkten volgens dat proces. We hielden daarbij nauw contact met de initiatiefnemers.'

Persoonlijker en sneller

Leidschendam-Voorburg verbetert het VTH-proces volgens de Lean-filosofie, een verbetermethode die klanten vooropstelt. Hun ervaring was dus erg belangrijk. 'Zij beoordeelden de werkwijze positief, bleek uit de evaluatie van de pilot', zegt Zandbergen. 'Ze vonden het vooral erg prettig om 1 contactpersoon te hebben. Voorheen wisselde de contactpersoon weleens wanneer de aanvraag naar een andere afdeling verschoof. We wijzen nu per initiatief een integraal casemanager aan, die ook de contactpersoon is. De integraal casemanagers zijn verdeeld over de verschillende afdelingen. We kijken bij elke 'case' op welke afdeling het zwaartepunt ligt en op basis daarvan wijzen we iemand aan.'

Initiatiefnemers in de pilot vonden het vooral prettig om 1 contactpersoon te hebben.

'Daarnaast waardeerden de initiatiefnemers onze persoonlijke communicatie. We pakken nu de telefoon om de procedure uit te leggen en de wens helder te krijgen. Initiatiefnemers krijgen sneller en een beter antwoord. Ze waarderen ook dat we meer in mogelijkheden denken.'

Hulp bij integraal denken

'Op dit moment focust de gemeente op de rol van de adviseurs', vertelt Zandbergen. 'We willen hen aanleren om integraler te denken, niet alleen redenerend vanuit hun eigen specialisatie. In intervisies kunnen ze hun ervaringen met de Omgevingswet delen. En we hebben het ontwikkeltraject Harthorend, ook bedoeld voor integraal casemanagers, waarin ze leren om vanuit een open houding gesprekken te voeren met collega’s en initiatiefnemers. We beseffen dat het een flinke verandering is voor iedereen. Collega’s moeten echt een ontwikkeling doormaken. Daarom luisteren we goed naar ze en bieden we zo veel mogelijk ondersteuning aan, waarbij een opleiding tot de mogelijkheden behoort.'

Digitalisering

De digitale inrichting van het verbeterde vergunningsproces is bijna afgerond. Alle initiatieven staan geregistreerd in een klantcontactsysteem. Dit systeem is gekoppeld aan de workflow en die is weer gekoppeld aan het Omgevingsloket. 'Vroeger registreerden we niet standaard elk initiatief', vertelt Zandbergen. 'Zo gebeurde het dat een collega al met plannen bezig was, zonder dat het in het systeem stond. Dat is nu beter geregeld. We werken op dit moment nog houtje-touwtje, voornamelijk via de mail, maar in april gaan we proefdraaien met de ketenpartners in de samenwerkingsomgeving van het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).'

Van gemeente naar regio

De processen op gemeentelijk niveau zijn dus al flink geoptimaliseerd. Dat betekent niet dat Leidschendam-Voorburg nu tevreden achteroverleunt. 'Het is nooit af', zegt Zandbergen. 'Blijven evalueren hoort bij Lean werken. Uit de evaluaties komen nog steeds acties, die we vervolgens oppakken. Zo voelen mensen zich ook gehoord. Bovendien moet je de nieuwe manier van werken blijvend aandacht geven, anders beland je weer in het oude patroon. Dat gevaar moet je niet onderschatten.'

Nu het gemeentelijke proces al goed in de steigers staat, zoomt Leidschendam-Voorburg verder uit naar regioniveau. 'Sinds januari zijn we met alle gemeenten in de regio Haaglanden en de beide waterschappen in gesprek. Elke sessie houden we bij een andere gastgemeente. We maken dan werkafspraken en kiezen vaste contactmomenten. Ook de omgevingsdienst en veiligheidsregio doen mee aan de sessies. Zij hebben baat bij 1 regionaal proces: zo kunnen ze uniform hun werk doen. Het doel is dat initiatiefnemers ons als 1 loket ervaren, zich aan de wet houden en het besluit begrijpen. Waarschijnlijk hebben we in juli een gedigitaliseerd proces dat na de testperiode in de samenwerkingsomgeving klaar is.'

Agenda’s blokken

Wat moet er in aanloop naar 2021 nog aangescherpt worden in Leidschendam-Voorburg? Zandbergen: 'We zetten nog te veel expertise in aan de voorkant van het proces. Beter is het om initiatieven eerst door de integraal casemanager, een stedenbouwkundige of landschapsdeskundige en een planjurist te laten beoordelen. En dan pas na groen licht een initiatief breder te trekken met de diverse specialisten en ketenpartners. Je verspilt capaciteit als je het proces niet faseert.'

We pakken nu de telefoon om de procedure uit te leggen aan initiatiefnemers.

Zandbergen heeft tot slot nog een tip voor andere gemeenten. 'Reserveer een vast tijdsslot in agenda’s om met elkaar te overleggen, ook met externe partijen. En ga het gewoon doen. Niet eerst de theorie tot in detail uitwerken, maar al doende leren en verbeteren. Het is sowieso goed om je processen onder de loep te nemen, ook als de Omgevingswet er niet zou komen. Bovendien: met elkaar naar processen kijken maakt het werk ook leuker.'