TROWA laat waterschappen krachten bundelen voor digitale waterschapsverordening

Bart Pottuijt: 'Maak gebruik van koplopers'

'De waterschappen werken in koepelverband samen. En als gezamenlijke programmamanagers voor de Omgevingswet werd bedacht, dat het goed zou zijn om samen een handreiking te maken. Zo kon er optimaal gebruik worden gemaakt van de kennis die al her en der bij 'koplopers' aanwezig was', vertelt Bart Pottuijt van het Waterschapshuis, productmanager van TROWA.

Yanda van Dijk: 'Betrek iedereen vanaf het begin bij de plannen'

'We hebben daarbij geleerd van eerdere gezamenlijke projecten, zoals VIVO en UIVO-W', vult Yanda van Dijk van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden aan. 'Daarvoor hadden we een gereedschapskist opgeleverd die in de praktijk weinig benut werd. We realiseerden ons dat het daarom bij TROWA belangrijk was om de waterschappen vanaf het begin goed bij de aanpak te betrekken en zo direct ook feedback op te halen voor de plannen. Door bij de verschillende behoeften van de waterschappen aan te sluiten, konden we een handreiking en een methodiek ontwikkelen die ook echt voor alle waterschappen van meerwaarde is.'

Van Dijk is ook product owner van een van de 3 werkpakketten waaruit TROWA is opgebouwd, het pakket Kennis en inhoud delen. Het eerste pakket draaide om het ontwikkelen van inhoud. De handreiking was hiervan het eindproduct. Het 3^e pakket was een inventarisatie van verdere samenwerking, onder andere op ICT-gebied. 'We hebben gewerkt met een ontwikkelteam, bestaande uit mensen die zelf in de praktijk met de verordening gaan werken. Zoals geo-specialisten, juristen, beleidsmakers, vergunningverleners en informatieadviseurs vanuit de waterschappen. Daarnaast was er een klankbordgroep, waarin behalve waterschappen ook andere stakeholders, zoals gemeenten, vertegenwoordigd waren.' Pottuijt: 'Door zo mensen met verschillende rollen samen te laten werken, sloten we ook direct aan bij de integrale manier van werken die de Omgevingswet zo vernieuwend maakt.'

Bertjan Kaan: 'Digitale verordening vraagt om bruikbare regels'

Bertjan Kaan combineerde zijn rol als technisch manager van TROWA met zijn werk als business analist bij de Unie van Waterschappen. Hij is een van de mensen die zich bezighield met de doelgerichte digitale regels. 'In het concept van digitale regelgeving maak je beslisbomen. Eigenlijk zijn dat tabellen met regels die mensen doorlopen door vragen te beantwoorden. Om wetten en regels bruikbaar te maken voor initiatiefnemers moeten ze begrijpelijk en logisch geformuleerd zijn. En omgebouwd worden naar vragen die een initiatief toetsen aan de kaders, zoals: Gaat u dieper graven dan 0,5 meter?'

Van Dijk: 'In plaats van een juridische regel uit te schrijven, maak je hem toepasbaar door de wens uit te vragen. Door vervolgens een toelichting op de onderliggende regel te geven, gerelateerd aan de doelen, draag je ook bij aan de bewustwording van de kaders.' Kaan geeft aan dat veel afstemming nodig is om te komen tot eenduidige toepasbare regels. Niet alleen tússen waterschappen, maar ook met bijvoorbeeld gemeenten. 'De locatie waarop een aanvraag betrekking heeft, is erg bepalend. Een aanvraag voor een bomenkap wordt door het waterschap beoordeeld als deze een waterkering of watergang kan beïnvloeden. Bij een bomenkap binnen de bebouwde kom beoordeelt de gemeente meestal de aanvraag. Het mooie van het Omgevingsloket en het DSO is, dat je die regels kunt bundelen.'

Kort-cyclisch ontwikkelen/afstemmen houdt bouwers 'op het juiste pad'

Van Dijk en Kaan schetsen hiermee de belangrijkste opgave én bijdrage van TROWA: de gerealiseerde methodiek 'doelgerichte digitale regelgeving'. Daarbij worden regels toepasbaar gemaakt door ze te relateren aan de doelen van de organisatie. Bart Pottuijt: 'We hebben binnen TROWA samen aan een doelenboom en een lijst met de meest voorkomende activiteiten gewerkt. Die hebben we teruggelegd bij de waterschappen en met hun aanvullingen opgenomen in de handreiking. Daarbij werd door het ontwikkelteam de agile-methodiek toegepast in driewekelijkse ontwikkelcycli. De opgeleverde producten werden vervolgens steeds voorgelegd aan de klankbordgroep. Voor feedback en om te toetsen of het juiste pad bleven volgen', aldus Pottuijt.

Ontwikkelteam, klankbordgroep en product owners konden ook digitaal de vinger aan de pols houden. 'We hebben in SharePoint drie teamsites ontwikkeld waarin de opgeleverde tussenresultaten getest konden worden en betrokkenen feedback konden geven waarmee wij de producten weer konden verbeteren', vult Bertjan Kaan aan.

Max Brouwer: 'Kennis opdoen door puzzelstukjes te delen'

De kracht van TROWA schuilt niet alleen in het eindresultaat – de digitale handreiking voor de waterschapsverordening – maar ook in het proces. Bij het verzamelen van de bouwstenen voor de handreiking is immers al ontzettend veel kennis uitgewisseld tussen de waterschappen. Dat is deels te danken aan Max Brouwer van The Creators Company. 'Toen ik net bij TROWA begon, woonde ik een paar bijeenkomsten bij en het viel me op, dat die vrij klassiek waren: rijen met stoelen met daarop mensen die naar één spreker luisterden.'

'Bij TROWA was er nog veel te ontdekken en ontwikkelen en is er dus niet één iemand die alle kennis heeft. Die kennis doe je op door allemaal de puzzelstukjes te delen die je zelf met jouw organisatie verzameld hebt. En dat vraagt om veel interactie. Veel vertellen over jóúw praktijk, want wat voor jouw waterschap werkt, werkt niet per se voor een ander waterschap', vertelt Brouwer. Hij verzorgde onder andere een interactieve workshop met Yanda van Dijk. Het viel haar op dat de deelnemers even moesten wennen aan deze manier van samenwerken. 'Je merkte in het begin wel wat schroom omdat er actieve deelname verwacht werd, maar toen deelnemers merkten hoeveel dit hen opleverde, werden ze heel enthousiast.'

Door de interactie was de inhoud en het verloop van de bijeenkomsten steeds weer verrassend. Bertjan Kaan: 'Voor een deel waren de bijeenkomsten weliswaar organisch, maar de methodiek van doelgerichte digitale regelgeving schetste natuurlijk wel al de hoofdlijnen.' Ook de ontwikkelde menukaart gaf richting en structuur. Max Brouwer: 'De 21 waterschappen zijn natuurlijk niet allemaal even ver in hun proces om tot de waterschapsverordening te komen. Daarom hebben we een menukaart gemaakt, waarvoor we inventariseerden aan welke kennis en vaardigheden behoefte was. En wie op onderdelen al kennis, vaardigheden en voorbeelden had opgedaan, zodat we daarvan gebruik konden maken. Deze hebben we als brokken kennis in een menukaart aangeboden, zodat waterschappen kennissessies op maat konden bestellen.'

Webinars bevorderen kennisdeling

Om de kennis te kunnen delen met waterschappers die niet bij de bijeenkomsten aanwezig konden zijn, werden webinars ontwikkeld. Max Brouwer: 'Experts hebben in 4 webinars hun specialistische kennis gedeeld met deelnemers die via de chat vragen konden stellen. Dat werkte heel goed. De webinars zijn, net als de inhoudelijke blogs, ook opgenomen in de digitale handreiking.' Pottuijt: 'Aan de webinars nam gemiddeld van elk waterschap wel iemand deel. Eén webinar werd door 45 professionals bekeken. Dat is zeker voor zulke specialistische onderwerpen een heel mooi aantal!'

Met het opleveren van de handreiking, de methodiek voor doelgerichte digitale regels en een advies voor samenwerking op onder andere ICT-gebied, zit het werk er voor projectteam TROWA op. De leden kijken tevreden terug. Kaan: 'Ik vond het geweldig om de enorme dynamiek te ervaren, de wilskracht en het enthousiasme van al die mensen die elke drie weken uit heel Nederland kwamen. Het toont aan hoezeer het onderwerp leeft.' Van Dijk: 'Die betrokkenheid was inderdaad geweldig. En we kregen vaak terug dat juist de interactieve aanpak maakte dat men steeds weer zin had om bij te dragen. Dat inzicht neem ik ook mee mijn huidige werk.'

Pottuijt: 'Zo’n verordening heeft een grote reikwijdte, van strategie tot toepassing. Het raakt heel veel disciplines en de methodiek van doelgerichte digitale regelgeving was helemaal nieuw. Dan verwacht je toch lastige discussies. Maar het is toch gelukt om tot een gezamenlijk lijn en eindproduct te komen.'

Of in de woorden van Max Brouwer: 'Je zou ook kunnen zeggen: we hebben al die eigenwijze waterschappers met hun verschillende opgaven maar mooi samen tot één handreiking weten te brengen!'

Meer informatie: Handreiking waterschapsverordening van TROWA.