Goede voorbereiding
Een goed participatieproces staat of valt met een gedegen voorbereiding. Begin met het einde voor ogen: wat voor soort input wil je ophalen en wie wil je daarvoor in je proces betrekken?
Benoem ook wie waarover wanneer beslist en wie aan wie waarover verantwoording aflegt. Door vanaf de start duidelijk te zijn over ieders rol en mandaat in het proces en de randvoorwaarden die daarbij spelen biedt je helderheid in wat mensen mogen verwachten. Het participatiekompas helpt hierbij. Een goede stakeholdersanalyse is daarbij een must. Door vanaf de start een aantal stevige partijen te betrekken, krijgt het proces meteen stevigheid en commitment van cruciale spelers.
De tijd die je aan de voorkant investeert in:
- het goed uitlijnen van het proces
- het betrekken van cruciale partners
- het op een rij zetten van relevante informatie
voorkomt vertragingen en irritatie later in het traject.
Wind mee tips
- Begin met het einde voor ogen en lijn de hoofdlijn van het proces uit, inclusief de resultaten/uitspraken die elke fase moet opleveren.
- Of kies voor een ontwerpende benadering, waarin je gezamenlijk al doende het proces ontwikkelt en bijstuurt. Waar mogelijk aansluitend op andere, al lopende, processen.
- Visualiseer het proces, de kaders, de rollen en de inhoudelijke aspecten die je met elkaar wilt bespreken. Dan is steeds voor iedereen duidelijk waar we het op dat moment over hebben en waar dat toe moet leiden (transparantie).