Met WIE wil je aan tafel?

wie

Wie voelen zich betrokken bij ons plan, of moeten we zeker niet vergeten? Welke belangen en standpunten verwachten we? En in welke rol betrekken we ze? Naast initiatiefnemer – bewoner, ondernemer of overheid – hebben we soms ook een rol in het plan van een ander. In deze stap doordenk je wie je aan tafel uitnodigt.

Weet je wie zich voelen betrokken bij een onderwerp, of wie wil jij absoluut niet vergeten? Welke belangen en standpunten verwachten we? Welke waarden zijn er in het geding? Bij elk samenwerkingstraject wil je de juiste mensen rond de tafel hebben of krijgen. Er zijn allerlei manieren om je te helpen bij het bepalen wie dit zijn.

Stel jezelf de volgende vragen:

  • Van wie weet je al dat hij zich betrokken voelt?
  • Wie is belanghebbende?
  • Wie kan je helpen het idee, plan of de uitvoering of monitoring te verbeteren?
  • Wie moeten we om een andere reden niet vergeten?
  • Vindt uit hoe je met deze mensen in contact komt.
  • Wie kan er meer vertellen over het traject?
  • Wie leidt het traject?

Verbreding:

model

Krachtenveld in beeld

Eén manier om inzicht te krijgen in belangen en standpunten is het maken van een lijstje met betrokkenen en wat hun belang is. Gaat het om een complex of gevoelig onderwerp dan is een krachtenveldanalyse een handige hulp. Je kunt deze analyse doen op allerlei manieren. Lees hier meer over het maken van een krachtenveldanalyse.

Het doordenken wie er allemaal betrokken zijn, is een momentopname. Belanghebbenden kunnen op je pad komen door de activiteiten die je onderneemt. Het is dus belangrijk om je regelmatig af te vragen of je nog wel met de juiste mensen bezig bent en de kring van betrokkenen aan te vullen of aan te passen.

Op zoek naar brede betrokkenheid

Het is mooi om te zien hoeveel verschillende partijen zich betrokken voelen bij omgevingsprocessen. Tegelijk is het voor de overheid belangrijk dat íedereen de gelegenheid moet hebben om mee te kunnen doen of initiatief te nemen. Er wordt dan ook veel gevraagd naar methoden om nieuwe gezichten aan tafel krijgen en andere geluiden horen.

Een effectieve insteek kan zijn om hiervoor de burgerschapsstijlen te gebruiken. De burgerschapsstijlen hebben ieder een eigen kleur. Blauw staat voor structuurzoekers, groen voor verantwoordelijken, oranje voor pragmatici en grijs voor plichtsgetrouwen. Door je in te leven in deze vier burgerschapsstijlen kun je beter aansluiten bij wat deze groepen interessant vinden, hoe ze benaderd willen worden en hoe ze in beweging te krijgen zijn.
Lees meer over burgerschapsstijlen van Motivaction.

Rollen en verantwoordelijkheden

In het omgevingsproces kunnen we als bewoner, ondernemer, bestuurder en ambtenaar verschillende rollen spelen om een veilige, gezonde, aantrekkelijke leefomgeving te realiseren. Vaak worden mensen namens een partij en vanuit een functie ingezet en samengebracht, terwijl zij in het proces meerdere rollen kunnen vervullen. Wie zich bewust is van zijn rollen en zijn afwegingsruimte en deze gebruikt, vergroot zijn impact en kan meer betekenen in de samenwerking.

rollen

Verdieping:

Verder dan een functionele rol

Bij het bedenken wie er worden betrokken in een participatieproces nemen wordt vaak alleen gekeken naar de functionele rol van de verschillende belanghebbenden. Denk aan wethouder, vergunningverlener of bewoner.

Wat je als belanghebbende vervolgens ter tafel brengt, staat over het algemeen los  van deze functionele rollen. Misschien kom je wel ideeën brengen. Kom je plannen maken. Kom je werk uitvoeren. Of kom je terugkijken op wat er allemaal op papier staat. Sommige mensen kiezen zelfs bewust voor een geuzennaam om daarmee aan te geven welke rol ze willen spelen, denk aan: ideeënbrenger, aanklopper, praktijkbrenger, starter of vertaler. Of zoals deze ambtenaar zei: “Ik ben accountmanagers bedrijven maar ik voel me eerder een maatschappelijk werker in het speelveld van ondernemers, omgeving en overheid”

Welke rollen geven de doorslag?

Uit gesprekken blijkt dat de volgende rollen en type werk de doorslag geven in de verschillende fases van een participatieproces. Het helpt om met elkaar in gesprek te gaan om helder te krijgen wie welke rol pakt of wil vervullen.

  • Initiatiefnemer/inspirator/aanjager

Inspireert door voorbeelden aan te reiken en lokt initiatief uit. Experimenteert en gaat op expeditie. Iedereen moet initiatiefnemer kunnen zijn. Samen benoem je wie de kar trekt. De overheid moet inwoners en bedrijven in staat stellen om initiatieven te ontplooien. Bijvoorbeeld door te zorgen voor een goede informatievoorziening.

  • Activist

Genereert energie en schetst het radicale alternatief. Geeft stem aan een specifieke wens uit de samenleving. Is vasthoudend.

  • Verbinder

Schept vertrouwen en geeft ruimte aan meerdere gezichtspunten en belangen. Luistert. Verbindt mensen, belangen en doelgroepen. Verbindt ook op inhoud, tussen wijk, stad en land. Verbindt met collectieve belang.

  • Mogelijkmaker/drempelverlager

Geeft steeds energie aan het proces. Zorgt voor versnelling. Werkt aan de essentie van het plan - niet vinken, maar mede mogelijk maken vanuit een houding van JA MITS in plaats van NEE TENZIJ. Denkt integraal mee, deelt informatie en zoekt naar meest passende oplossing. Brengt plannen verder, zonder ze over te nemen.

  • Kadersteller/toetser

Is helder over het kader en het waarom. Toetst op vroegtijdige ontmoeting. Toetst aan doelstelling en beoogd resultaat. Borgt heldere procedure.

  • Beslisser/afweger

Maakt helder wie besluit in het proces. Motiveert zijn/haar besluit helder. Borgt een heldere redeneerlijn onder het besluit. Borgt een heldere rol en positie van iedereen in het participatieproces.

  • Expert/factchecker

Borgt een kwalitatieve basis, zodat politiek, beleid en management met een gerust hart kunnen loslaten.

  • Regisseur

Realiseert met het einde voor ogen (bereiken we straks ons doel?) en stuurt continue bij. Geeft ruimte aan ontwikkeling, inbreng en belangen. Laat ruimte aan initiatief.

Wisselen van rol

Je kunt meerdere rollen tegelijk spelen en ook wisselen van rol als je je bewust bent wat je hebt te bieden in een participatieproces. In succesvolle groepen en organisaties zijn rollen regelmatig vloeibaar en in beweging. Rollen zweven als het ware als magneetjes door de groep. Met telkens iemand anders die zich tot die ene rol voelt aangetrokken, deze ‘tot zich neemt’ en zich ermee identificeert…. Als mensen uit een groep stappen, blijven rollen in het geheel van de groep. De rollen die in een groep spelen zijn immers groter dan de afzonderlijke personen. Iemand anders neemt dan wel de rol van toezichthouder, sfeermaker of verbinder tot zich. Tegelijkertijd is een individu groter dan zijn rol. Je bent meer dan toezichthouder, verbinder, of sfeermaker (vrij naar: Deep Democracy).


Minder mondige mensen aan het woord

In Veghel namen Turkse vrouwen een actieve rol bij het besluit over het al dan niet slopen van hun woningen. Door hen te vragen zelf hun wensen onder woorden te brengen.

Dommelbimd trok steeds meer mensen

De kring van betrokkenen rond Dommelbimd werd keer op keer groter. De initiatiefnemers startten bij de voorzitter van de buurtvereniging. En breidden vervolgens hun kring uit via de buurtbarbeque, naar de natuurwerkgroep, heemkundekring en Rotary. Daarna volgden lagere scholen, MBO- en HBO-opleidingen en uiteindelijk werden landelijk mensen opgeroepen in dagblad TROUW en bij Vroege Vogels op de radio. Iedereen mocht meeinvesteren in de natuur.

Omgevingsvisie Vleuten-De Meern

In Vleuten-De Meern gingen medewerkers van de gemeente letter de straat op om mensen te vragen naar concrete ideeen voor de omgevingsvisie.  Ook nodigden zij zichzelf uit bij de derde helft van de voetbalverenging, spraken zij met pubers op het schoolplein en gingen ze langs bij moeders langs de kant van het zwembad.

Omgevingscontract Nigtevecht

Bij het omgevingscontract Nigtevecht besloot het waterschap knotwilgen op de dijk te gedogen, als de groep dijkbewoners een vereniging opzetten die zorgen voor het onderhoud van de bomen.