Leren door te doen: de eerste ervaringen met het projectbesluit
Het opstellen en publiceren van het eerste projectbesluit bij Rijkswaterstaat was een hobbelig leerproces. Wat eerder een overzichtelijk traject leek, bleek in de praktijk een ingewikkelde puzzel waarin juridische, technische en bestuurlijke werelden samenkwamen. Dit vraagt een andere manier van werken. Zo vroegen deadlines om aanpassingsvermogen en samenwerking en kreeg participatie een andere rol. Kortom, pionieren met vallen en opstaan – en mét waardevolle lessen voor de toekomst.
Jean-Paul Gerits (juridisch adviseur bij Rijkswaterstaat) was betrokken bij de totstandkoming van het eerste projectbesluit van het Rijk, dat de aanleg van drie Kaderrichtlijn Water-maatregelen in de Afgedamde Maas regelt. Hij deelt 3 tips voor organisaties die hiermee aan de slag gaan.
'Bij de totstandkoming van dit eerste projectbesluit waren verschillende instanties – zoals de Rijksoverheid en Arcadis – betrokken. En alhoewel er heel wat goed geregeld was, kwamen we in de praktijk toch echt nog een en ander tegen. De overgang naar een volledig digitaal systeem bracht uitdagingen met zich mee.
In samenwerking met softwareontwikkelaars moesten juridische teksten in strikte formats worden gegoten. Er was een template waarin de tekst moest passen, maar tabellen en kaartjes konden aanvankelijk niet worden opgenomen – alles moest in platte tekst blijven. Soms betekende dit dat we tabellen zelf moesten coderen om het correct in het projectbesluit te laten verschijnen.
De samensmelting van de juridische en digitale wereld leidde tot wrijving, en ook tot: jezelf gedeeltelijk opnieuw uitvinden. Waar juristen hechten aan "natte handtekeningen" met een pen en geautoriseerde documenten, volstond binnen het digitale stelsel een ondertekening met een keuzeknop.'
Zoeken, puzzelen en experimenteren
'De eerste publicatie bracht onvermijdelijk kinderziektes aan het licht', vertelt Jean-Paul verder. ‘Maar er heerste een pioniersmentaliteit: als het juridisch klopte, was het goed. Inhoud en leesbaarheid moesten hand in hand gaan. Zowel voor specialisten als voor de buitenwereld. Dat betekende zoeken, puzzelen en experimenteren. Niemand wist precies hoe het moest. Er werd een schrijfklas georganiseerd. Zowel om structuur aan te brengen als om de samenwerking tussen Rijkswaterstaat en ingenieursbureaus te versterken. Hoewel het format aanvankelijk nogal summier was, groeide het projectbesluit gaandeweg in kwaliteit. Elke versie werd aangescherpt en verbeterd.
De leerervaringen namen we mee naar projectbesluit Kaderrichtlijn Water bij Rijkswaterstaat Oost-Nederland. En ook daar leren we steeds weer bij. Pionieren is spannend en leerzaam – soms ook frustrerend. Ik kan me zo voorstellen dat meer Rijksonderdelen en lokale overheden het gevoel herkennen: "Waarom hebben we dit nog niet voor elkaar? Hoe kan dit nog misgaan?" Maar juist dat voortdurende aanpassen en verbeteren, maakt het een waardevolle les. Het proces is nooit af. En zo groeit het Digitaal Stelsel Omgevingswet, stap voor stap, naar een steeds betere vorm. Met andere woorden, als Kaderrichtlijn Water Zuid-Nederland met Deelprogramma 10 Afgedamde Maas waren we een beetje een proefkonijn, maar dan wel op een goede manier.'
3 tips voor organisaties die een projectbesluit voorbereiden:
Tip 1. Start op tijd en houd rekening met de planning van andere partijen.
'Het is verleidelijk om alleen naar je eigen deadlines en verantwoordelijkheden te kijken, maar je bent altijd afhankelijk van anderen. Denk aan capaciteit en beschikbaarheid: als je wilt publiceren op een bepaald moment, moet je je realiseren dat je input en goedkeuring nodig hebt. Soms betekent het simpelweg dat een afdeling gesloten is, of dat er tijdens de kerstvakantie niets gebeurt. Door hier vooraf rekening mee te houden, voorkom je vertragingen en onverwachte obstakels in het proces.'
Tip 2. Geduld en aanpassingsvermogen brengen je verder.
'Bij de invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet komen verschillende werelden samen. Waar juristen denken in wetten en uitzonderingen, werken programmeurs met nullen en enen – en dat botst soms. Overleggen in het Engels, technische beperkingen en nieuwe werkwijzen vragen flexibiliteit. Toch heeft het systeem wat ons betreft de test doorstaan. De overgang verloopt steeds beter. Deel kennis, blijf niet vasthouden aan oude werkwijzen en sta open voor verbetering.'
Tip 3. Betrek de brede omgeving vroegtijdig bij het meedenken over oplossingen.
'Zorg bij participatie voor duidelijk verwachtingsmanagement. Achteraf bleek dat sommige groepen zich in ons eerste projectbesluit niet gehoord voelden. Een bewonersvereniging was bijvoorbeeld niet voldoende meegenomen in het proces, terwijl zij vragen hadden over de impact van maatregelen op hun veiligheid. In hun geval: zou een nevengeul de waterstand op de afgedamde Maas verlagen of juist tot wateroverlast leiden? Dit soort zorgen onderstreept hoe belangrijk vroegtijdige en brede betrokkenheid is.
Participatie was onder de oude wetgeving al een belangrijk onderdeel, maar de Omgevingswet heeft dit verder gestructureerd en verbreed. Zo wordt nu ook de bredere omgeving uitgenodigd om vroegtijdig mee te denken over oplossingsrichtingen. Tegelijk blijft participatie een leerproces: een zorgvuldig proces doorlopen is één ding, maar echt aan de slag gaan met aangedragen initiatieven vraagt om een andere manier van werken. En dat is voor veel overheden nog wennen. Het is onmisbaar om aan verwachtingsmanagement te doen en duidelijk te omschrijven op welk niveau er kan worden meegedacht, wat er met de input gebeurt en wie uiteindelijk de beslissingen neemt. Dat voorkomt teleurstelling bij de participanten. En het verkleint de kans op een averechts effect achteraf.'
Kom naar de praktijkmiddag Projectbesluit op 13 maart 2025
Op 13 maart organiseert het programma Aan de slag met de Omgevingswet in Utrecht een praktijkmiddag over het projectbesluit uit de Omgevingswet. Een moment om kennis en ervaringen uit te wisselen tussen verschillende overheidslagen en professionals met een vergelijkbare rol. Hoe verloopt de praktijk? Wat zijn de uitdagingen en successen? Zoek elkaar op en deel de ervaring. Meld u aan voor de praktijkmiddag Projectbesluit.