'Op een gestructureerde manier teamwork leveren' – een gesprek met programmasecretaris Ingeborg de Bruin

Je bent 5 jaar programmasecretaris van het team VO Rijk geweest. Hoe kwam je daar terecht?

'Ik ben via BZK Flex, een onderdeel van de directie P&O, bij het Veranderteam terechtgekomen. Toentertijd kreeg ik een aantal projecten voorgelegd en heb ik her en der mijn licht opgestoken. Uiteindelijk heb ik voor de functie van programmasecretaris bij het Veranderteam implementatie Omgevingswet Rijk gekozen. Dat kwam door een heel leuk gesprek met toenmalig verandermanager Joost van Halem. Maar ook de inhoud sprak me aan. Bij de projecten waaruit ik kon kiezen, is het ene project ‘droger’ dan de ander. De doelstelling van het Veranderteam leek mij dynamisch en sprak mij aan. Maar de klik met Joost gaf wel de doorslag.’

Er zijn enorm veel partijen actief binnen het Rijk en het programma Aan de slag met de Omgevingswet. Hoe houd je overzicht?

‘Je kunt natuurlijk proberen om de hele wereld onder controle te hebben, maar dat is onmogelijk. Ik heb daarom geprobeerd om mijn aandachtsgebieden te beperken. Als Veranderteam zijn we natuurlijk onderdeel van het programma. Maar tegelijkertijd doen en deden we ons 'eigen ding', namelijk het faciliteren van de rijkspartijen. Om het overzichtelijk te houden, deelde ik het eigenlijk in

in schillen: de schil van Veranderteam Rijk, die van de overleggen met de programmamanagers (PIOR) en de informatiemanagers (IMLO) en de schil van het programma Aan de slag en de BZK-schil daaromheen. Op zo'n manier kun je via bepaalde netwerken een vraag beantwoord krijgen of worden doorverwezen. Dus het is slim omgaan met je netwerk. En dan hoef je niet eens het hele overzicht te hebben. En dat is, zoals gezegd, niet mogelijk want er speelt ontzettend veel.'

Hoe houd je het hoofd koel te midden van zo veel inhoudelijke dossiers?

'Tja, als je teveel omhanden hebt, ga je sturen op hoofdlijnen. Ik heb geprobeerd om heel gestructureerd te werk te gaan. Dat begint met het opbouwen van een goed archief. Daarmee leg je eigenlijk het fundament voor het invullen van je functie. Verder maak ik steevast notitielijstjes in Outlook. In de trant van: oké, wat valt me op, waar moet ik actie op ondernemen, bij welk overleg hoort dit knelpunt thuis, wat moet in welk overleg wanneer geagendeerd worden, et cetera. Mails zet ik in Outlook systematisch weg in themamapjes. Zo kan ik ze ook weer makkelijk terugvinden.

Het is natuurlijk belangrijk om grip op de zaak te houden. Daarvoor is het meer van belang dat je weet waar de klepel hangt dan dat je altijd van de hoed en de rand weet. Zorg dat je op hoofdlijnen goed op de hoogte bent. Dan kun je voor details altijd nog nader onderzoek doen door navraag te doen of zelf een stuk te lezen. Waak er wel voor dat je het aanknopingspunt in je eigen systeem kunt terugvinden. Dus je kunt het hoofd koel houden als je je basis op orde hebt. Dan is het een kwestie van even tijd ervoor uittrekken om iets op te zoeken en dan komt het vanzelf wel naar boven. Dat geeft een bepaalde rust.’

Hoeveel volg je wat er inhoudelijk allemaal gebeurt?

‘Gezien de hectiek en de hoeveelheid werk was het af en toe wel een probleem om inhoudelijk helemaal op de hoogte te blijven. Maar via de overleggen die ik faciliteerde, zoals het PIOR, het IMLO, het teamoverleg en de heisessies, kon ik toch veel kennis vergaren. Verder was ik natuurlijk geabonneerd op diverse nieuwsbrieven.

Ik ben als programmasecretaris natuurlijk een soort spin in het web en dat is ook de rol die ik moet spelen en waarop ik moet focussen. Voor mijn werk is die kennis iets minder van belang, al heb ik er natuurlijk wel interesse voor. Maar de specifieke vakkennis over de Omgevingswet zit daar waar die hoort; bij mijn teamgenoten.'

Je was een soort duo met de verandermanager. Hoe liep dat, hoe werkten jullie samen?

'Ik heb 2 verandermanagers meegemaakt. Eerst Joost van Halem en sinds vorig jaar Marc Bezemer. Allebei zijn ze heel open en prettig in de omgang. Als programmasecretaris en verandermanager elkaars sparringpartner, zonder hiërarchie, op gelijkwaardig niveau.

Je zet samen de schouders eronder en je bevraagt elkaar over bepaalde onderwerpen, in de trant van: kun je daar eens over meedenken? Hoe gaan we bepaalde dingen aanpakken? Is dit wel wat we ermee beogen?

Je detecteert een probleem en je gaat daarover het gesprek aan. En dan blijkt dat hetzelfde probleem ook bij Joost of Marc op de radar staat. Daar zijn meerdere voorbeelden van. Dat je als het ware met synchroonzwemmen tot elkaar komt en op hetzelfde spoor blijkt te zitten. Zo versterk je elkaar en het stimuleert ook om de dingen die je doet, goed te doen. En zo blijft het werk ook leuk.

Je moet natuurlijk wel een beetje op elkaars golflengte zitten. Je moet elkaar begrijpen en een beetje dezelfde 'taal' spreken.

Zo wil ik graag werken, samen en volwaardig meedraaiend in het team, niet alleen in de rol van secretaris, maar ook als meedenkend lid van het team.

Hoe heeft het team VO Rijk zich ontwikkeld over de jaren heen?

'We zijn altijd een goed team geweest en ook een hechte club waarin samenwerking en vertrouwen centraal staan. Ook een begrip als veiligheid werd op waarde geschat. Je moet je namelijk veilig kunnen voelen in je werkomgeving. En weten dat dingen binnenskamers blijven. Ik herinner me dat Joost bijvoorbeeld dikwijls bij heisessies begon met aan iedereen de vraag te stellen hoe hij of zij in de wedstrijd zat. Er was dus ruimte voor een persoonlijke noot en dat is belangrijk. Vooral bij meermaals uitstel van de Omgevingswet; hoe houd je dan die energie vast? Joost had daarvoor oog en aandacht. Juist met die persoonlijke ‘touch’ bleef de 'drive' van het team groot.

Binnen het team is en wordt met enorme toewijding hard gewerkt en we zijn allemaal een beetje van dezelfde 'makelij', dat maakt het werken wel ontzettend makkelijk. Ik heb ook nooit het gevoel gehad, dat wij als team bijvoorbeeld door een moeilijkere fase zijn gegaan. We hebben wel eens een dipje gehad, bijvoorbeeld in de coronaperiode of als er weer uitstel van de inwerkingtreding van de Omgevingswet kwam. Dan ebt even de motivatie weg, maar dat was altijd van korte duur. Je hebt een klus te klaren en daar ga je vol voor.

Het is eigenlijk een continu goed proces geweest, waarbij het sociale aspect voor ons team wel kenmerkend is. Dat verklaart ook wel de kracht van ons team en dat werd ook bewezen in de periode dat we even zonder verandermanager moesten werken. Die periode van 5 maanden zijn we goed doorgekomen als zelfsturend team. Daarbij moet ook worden aangetekend, dat sinds de vorming van ons team ieder teamlid z'n eigen 'toko' heeft en daardoor behoorlijk autonoom kan opereren als dat nodig is. Maar we vormden wel een geolied treintje als team, waardoor we in goede onderlinge afstemming met elkaar konden blijven doordraaien.

Die geoliede machine bewees zich ook bij de komst van Marc Bezemer. Hij was natuurlijk qua kennis van de Omgevingswet op vlieghoogte, maar ook hier heeft de waarde van het archief als fundament zich bewezen, hoe saai het ook mag klinken. Ik kon alle benodigde overdrachtsinformatie zo uit de kast trekken, waarmee Marc zich snel heeft kunnen inwerken.'

Wat is in jouw optiek de grootste uitdaging voor 2024 en daarna?

'Dit jaar moet echt worden begonnen met de verschuiving van het programma naar het lijnmanagement. Daar moet het programma uiteindelijk toch landen. De rijkspartijen moeten dit natuurlijk zelf organiseren, maar er ligt nog wel een taak voor ons team om dit proces te stimuleren en te begeleiden.

Het kan best zo zijn dat er toch een bepaalde vorm van overkoepelend overleg blijft bestaan, zodat de rijkspartijen elkaar kunnen blijven ontmoeten, dingen kunnen blijven bespreken en van elkaar kunnen blijven leren. Want dat doorontwikkelen van DSO gaat de komende jaren gewoon door.

Ik denk daarom dat het goed is, dat het integraal denken bij de rijkspartijen de aandacht krijgt, die het verdient. Daarvoor is nu een goede basis gelegd en dat moet de komende jaren worden geborgd, in de geest van de Omgevingswet. Een goede, nette overdracht van programma naar lijnmanagement is dan ook erg belangrijk. In dat proces zie ik ook een rol voor het Veranderteam, dat mee moet bewegen in de verschuiving naar de lijn. We gaan niet zomaar de stekker eruit trekken, we gaan voor een zachte landing.'

Wat ga je missen en wat neem je mee naar een nieuwe opdracht?

'Wat ik zeker heel erg ga missen, is het team. Dat is altijd wel het lastige van een nieuwe opdracht, waarbij je weer nieuwe mensen ontmoet en moet afwachten of je weer in zo'n warm bad terechtkomt.

De collegialiteit was in ons team zo enorm fijn en ik hoop dat in een nieuwe opdracht ook weer te aan te treffen. Als de sfeer in een team goed is, draait de rest ook goed.

Wat ik in een nieuwe opdracht ook weer in een team hoop te vinden, is een multidisciplinaire samenstelling. Dat vind ik ontzettend leuk, die diversiteit. Dat maakt het werken ook interessant en dynamisch. In het onderlinge gesprek vul je elkaar aan en kom je dikwijls tot nieuwe inzichten. Dat komt doordat veel verschillende disciplines in het team zijn vertegenwoordigd. Je wordt geconfronteerd met nieuwe invalshoeken en dat zet je dan weer aan het denken. Het opent nieuwe werelden en zo leer je telkens weer wat bij.'