'Houd het integrale plaatje voor ogen' – Tim Nelissen, consultant vergunningen voor rijkspartijen

De Omgevingswet is ingevoerd en de eerste weken liggen alweer achter ons. Wat is je indruk tot nu toe als het gaat om de techniek en wat is je verwachting voor de komende periode?

'Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) blijkt stabiel te zijn. Ik verwacht de komende periode veel van de doorontwikkeling van het DSO maar ook van de plan-, regelbeheer en VTH-software. De komende periode wordt ingezet op het verbeteren van al deze processen, waarbij je aan de VTH-kant bijvoorbeeld kunt denken aan een beter gefaciliteerde samenwerking tussen een bevoegd gezag en zijn behandeldienst (omgevingsdienst). Op dit moment verlies je als bevoegd gezag nog enigszins het zicht op het moment dat een aanvraag vanuit het DSO rechtstreeks gerouteerd wordt naar een behandeldienst. Dit kan en zal beter worden in de toekomst.'

Wat merk je dat het lastigste is geweest voor rijkspartijen bij het oefenen? Kun je wat voorbeelden geven?

'Het lastigste bij het oefenen was het tot in detail compleet uitvoeren van elke processtap in het vergunningenproces, van begin tot eind. Dat was wel echt de grootste uitdaging. Dus vanaf het sturen van een ontvangstbevestiging tot het verlenen van een beschikking. Het was echt droog oefenen en dat was soms lastig. Als bepaalde dingen nog niet werken, zoals het versturen van een mail vanuit de VTH-software of het toevoegen van leges (betalingen aan de overheid) in een beschikking, dan wordt zo'n oefensessie iets te fictief. Maar de laatste paar Try-Outs hebben meerdere partijen een proces van voor tot achter kunnen doorlopen en was de oefenstof werkbaar.'

Wat zijn tijdens het oefenen afgelopen jaar stappen geweest waar je tevreden over bent?'

'Dan noem ik de verschillende Try-Outs die we met verschillende rijkspartijen hebben uitgevoerd. Die sessies werden in samenspraak met het Integraal Ketentesten (IKT) uitgevoerd. Het was goed om te zien dat de issues die we daar tegenkwamen, een follow-up kregen. Even voor het beeld: zo'n Try-Out duurde gemiddeld 2 weken en vond plaats bij de deelnemers in hun eigen werkomgeving. Wij schoten dan een aantal cases in waarmee de deelnemers aan de slag gingen. Tijdens een aantal terugkoppelmomenten werd dan gecheckt of de casus goed werd doorlopen. Bijvoorbeeld of een ontvangstbevestiging was verzonden, om een aanvulling was gevraagd, de berekening van leges beschikbaar zijn of de beschikking is opgesteld.'

Je kent de vergunningen-kant van het DSO en ook al de plankant vanwege je inzet bij provincies en vooral gemeenten. Wat is het verschil in dynamiek tussen beide werelden? Kun je voorbeelden geven van wat lastig is bij het VTH-proces in het DSO en de plankant?

'Het verschil in dynamiek is wat mij betreft dat het VTH proces – op hoofdlijnen – werkt op de manier zoals het binnen het DSO is voorzien. Natuurlijk moet dit nog verder worden doorontwikkeld. Zowel aan de DSO-kant als in het optimaliseren van zaaktypen bij bevoegd gezagen en de Samenwerkfunctionaliteit.

De uitdaging in het VTH-proces zit vooral aan de voorkant met een tijdelijke teruggang in de dienstverlening. Dus dan gaat het om het selecteren en vinden van de juiste activiteiten die bij een aanvraag horen in het Omgevingsloket. Dit is echt nog wel onoverzichtelijk qua werkzaamheden en activiteiten die in samenhang voor een bepaald initiatief geselecteerd moeten worden. Een goede begeleiding in het voortraject komt dan goed van pas. Verder zullen de vragenbomen ook verbeterd moeten worden en ook beter op elkaar moeten worden afgestemd.

Voor wat betreft de plankant ligt dat iets anders. Veel bevoegd gezagen zijn nog niet klaar om te kunnen publiceren in STOP/TPOD. De meesten maken de komende periode nog gebruik van alternatieve manieren om plannen te kunnen aanpassen. Dat gebeurt door middel van de buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) en via TAM-IMRO.

Daarnaast merk ik dat gemeenten vaak vanuit een soort van eerste bestemmingsplan starten om vervolgens daarop voort te bouwen. Hier schuilt het gevaar dat het casco startpunt – een aanpak voor de migratie van de regels vanuit de bruidsschat en de overkoepeling (consolidatie) van bestemmingsplannen – nog niet goed is doordacht. Ook vraagt het vullen van de bibliotheken de nodige aandacht en planning. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vele kaartlagen. Door dit direct goed op te pakken en gebruik te maken van de annotatiemogelijkheden (het gericht doorzoeken van bijvoorbeeld een omgevingsplan) wordt de dienstverlening naar een initiatiefnemer alleen maar verbeterd.

Capaciteitsplanning wordt ook een uitdaging, omdat nog niet ieder bevoegd gezag weet hoe de kaartbibliotheek moet worden gevuld, hoeveel werk dat kost, hoe moet worden samengewerkt met planbureaus, et cetera. De komende jaren vergen een steile leercurve.'

Hoe kijk je aan tegen 2024?

'Ik verwacht geen heel grote issues. Als het gaat om de plankant, verwacht ik dat het voor kleinere gemeenten een uitdaging wordt om het werkproces goed te organiseren bij planwijzigingen en de daarbij behorende toepasbare regels.

De druk op de ambtelijke organisatie zal zeker halverwege 2024 toenemen. Immers, bevoegde gezagen zullen dan steeds meer gedwongen worden om met het omgevingsplan te werken. Daarnaast denk ik dat bepaalde punten in relatie tot het omgevingsplan, planuitwisseling (samenwerking met planbureaus), het uitvoeren van parallelle wijzigingen (in hetzelfde omgevingsplan) voor knelpunten gaan zorgen. Dit werkt in alle bestaande softwarepakketten nog niet naar behoren. En dat betekent dat dit extra organisatiedruk en een hoeveelheid werk oplevert, dat vaak niet is voorzien.

Zoals al aangegeven, verwacht ik een tijdelijke teruggang in de dienstverlening voor het indienen van aanvragen en het doorlopen van wat wel en niet mag.'

Heb je adviezen voor nieuwe’ mensen die in 2024 gaan leren werken met het DSO en de Omgevingswet?

'Wat ik nog weleens tegenkom, is dat mensen heel erg onafhankelijk van elkaar werken. Denk daarbij aan techniek versus juridische rollen. Het is noodzakelijk dat, wanneer je in dit proces werkt op hoofdlijnen, begrijpt hoe de techniek werkt en welke gevolgen je eigen handelen heeft voor processen en rollen verder in de keten. Dus neem bijvoorbeeld een regelanalist mee bij het opstellen van het omgevingsplan. Denk aan dienstverlening, vergunningverlening, toezicht en handhaving bij het annoteren van het omgevingsplan.'