‘Hoe ik in deze klus verzeild ben geraakt? Zoals dat soms gaat. Via een vrijwilligersklusje bij de voetbalvereniging ontmoette ik iemand van een detacheringsbureau. Bakje koffie gedaan, en zo ben ik het gemeenteland ingerold. Ik werk nu als procesregisseur team Vergunningen bij de grootste gemeente van Nederland, gemeente Súdwest-Fryslân. Sinds de start ben ik meegegroeid met de Omgevingswet vanuit bouwvergunningen, sloopvergunningen en andere Wabo-gerelateerde activiteiten.’
Aan elkaar knopen
‘Binnen onze grote gemeente werken we sinds een aantal jaren op een AGILE-manier. Dit is een andere manier van werken, die ontstaan is uit de ICT-hoek. We werken in korte sprints om producten snel voor elkaar te krijgen: data-gedreven. We houden bij hoeveel aanvragen en vergunningen er binnenkomen. Maar bijvoorbeeld ook: zijn er bepaalde taken in de vergunningverlening die we altijd overslaan? We knopen de data als het ware aan elkaar. En dan krijg je inzichten als: oh, als ik dit doe, dan heeft die ander daar op deze manier baat bij. Of als ik deze extra handeling doe, maak ik het voor het andere team zoveel makkelijker. Zo ontstaat soms een nieuwe werkwijze of zelfs denkwijze.’
Vertaler naar de praktijk
‘Een procesregisseur moet binnen onze gemeente data kunnen vertalen naar de praktijk. Wat zien we, welke regels moeten we bijstellen en wat is er strategisch nodig? Ik voorzie mensen van die informatiebehoefte. Vaak is het een samenspel met het beleid. Zo kijken we bijvoorbeeld met de collega’s die het omgevingsplan maken: wat zien we nou eigenlijk en moeten we die regels bijstellen? Er zijn bijvoorbeeld vergunningen die we áltijd verlenen. Dat kan een geluid zijn om de regels bij te stellen en het vergunningvrij te maken – zodat initiatiefnemers geen vergunning meer hoeven aan te vragen. Zo kunnen we burgers helpen. En dat maakt het proces efficiënter. Zeker in zo’n grote gemeente. Een procesregisseur is de Haarlemmerolie tussen verschillende collega’s, burgers en organisaties.’
Sommige dingen veranderen niet
‘We waren goed voorbereid op de inwerkingtreding van 1 januari 2024. En we hadden allemaal gehoopt dat het wat soepeler zou gaan. Maar je kunt je nog zoveel inlezen in de Omgevingswet, nog zoveel cursussen, oefenwebinars en klikdemo’s volgen, in de praktijk blijkt het soms toch net even anders. Eigenlijk is er niet eens zoveel veranderd – de inwoners zijn niet veranderd. En je moet nog steeds vergunningen aanvragen. Alleen het proces intern – de zwarte doos – is veranderd. En daar merken inwoners nu nog niet gek veel van. Behalve de initiatiefnemers, architectenbureaus en tekenbureaus die regelmatig aanvragen doen. We nemen iedereen mee in het proces van oefenen. Ook met de Omgevingswet doe je nog steeds aanvragen en je check. Op een vergunning krijg je nog steeds een ‘ja’ of een ‘nee’. Bij je aanvraag moet je nu wel met meer zaken rekening houden. De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen is gewoon een heel groot ding. Maar het proces is niet helemaal veranderd.’
Opmerkelijke vergunningen
‘Met de komst van de Omgevingswet zijn er ook informatieplichten bijgekomen. Als je de Vergunningcheck hebt gedaan, krijg je soms te horen dat je een melding moet doen of een informatieplicht hebt en informatie moet indienen. Maar die komen pas later in het proces. Soms dienen mensen die toch al gelijk in. En zo krijgen we soms een sloopmelding binnen voordat we de informatie over de nieuwe bouwplannen krijgen. Daar sta je soms wel even van te kijken.’
Check, check, dubbelcheck
‘De komende tijd zullen we nog veel tegen gaan komen op de Wet kwaliteitsborging. En dan vooral op het bouwkundig-technische vlak. Vragen van: hoe moet dit en waar vind ik een kwaliteitsborger? Die vragen komen nu mondjesmaat los. Dat zien we bijvoorbeeld op het gebied van milieu. Het was één richting met losse activiteiten, maar nu krijgen we alles in losse aanvragen. Waarbij soms de helft niet is ingevuld: bewust of onbewust. Dan zitten wij met halve informatie waar we toch weer even achteraan moeten. Zo is er toch nog wat handmatige bijsturing nodig. En we moeten zelf ook scherp blijven. Want die oude wet kon je op een gegeven moment wel dromen. En nu moeten we zelf ook weer goed blijven kijken: check, check, dubbelcheck. Wat staat hier en wat moeten initiatiefnemers nou aanvragen en wat niet? Op de automatische piloot gaat niet. Het kost even tijd om het onder de knie te krijgen en advies te kunnen geven aan bedrijven. Het is een lange adem. Geen sprint, maar een marathon.'
De Friese Aanpak
‘Een tip die we aan ander grote gemeenten – ook aan onszelf natuurlijk – willen meegeven: zorg voor iemand in je organisatie die weet hoe het moet. Iemand die zich verdiept in de mogelijkheden en aanpassingen binnen het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Ik merk dat daar nog wel wat winst te behalen valt. En werk samen met andere ketenpartners of overheden: waterschappen en provincies. Zodat je dubbele vragen eruit kunt halen, om de juiste informatie binnen te krijgen. Soms moet je formulieren aanzetten of uitzetten. En soms missen er vragen in de formulieren. In Friesland wisselen we kennis uit met de Friese Flexpool – De Friese Aanpak. Hierin zitten verschillende vakmensen van verschillende gemeenten en andere overheidsorganisaties, zoals het waterschap, in een samenwerkingsruimte om kennis uit te wisselen. Soms verschillen we van mening met de verschillende partijen. En soms zit er een verschil in de doorlooptijden. Een vergunningproces moet bijvoorbeeld in 8 weken kunnen. En bij andere overheden was de doorlooptijd van adviesverzoeken soms 14 weken. Dat kan niet en dat moet dan terug naar 2 weken. Dat zorgt dan wel even voor opschudding bij de provincie. Maar we doen het samen, dus het is vaak van korte duur. Wij weten elkaar wel te vinden, die Friezen.’
