‘Stel de gebruikersbehoefte scherp’ – Een gesprek over software en het DSO met Alexander op de Weegh, projectleider bij KOOP en betrokken bij Serviceteam Rijk
Integraal samenwerken aan de Omgevingswet. Daaraan levert het Serviceteam Rijk een belangrijke praktische bijdrage als het gaat om digitalisering. Immers, relevante wetgeving die opgaat in de Omgevingswet is afkomstig van 6 verschillende departementen. Wij spraken hierover met Alexander op de Weegh, als consultant namens KOOP verbonden aan Serviceteam Rijk en verantwoordelijk voor een goede implementatie van de DSO-software.
Kun je vertellen wat jullie software doet voor het Rijk?
De ultieme doelstelling van die software is dat juristen vanuit de software zoals door IAM4 ontwikkeld, ieder mogelijk besluit kunnen voorbereiden waarna de besluiten eenvoudig kunnen worden bekendgemaakt en gepubliceerd. Dat is de stip aan de horizon waar we naartoe werken. Het moet dan bijvoorbeeld mogelijk worden dat met een druk op de knop een pdf te generen die moet worden ondertekend door de minister. En met een druk op de knop moet het besluit dan bekend worden gemaakt en doorgeleverd kunnen worden aan het DSO-LV.
Wat is het allerlastigste van het bouwen van software?
De software die IAM4 gebruikt, is van oorsprong een pakket dat zich toespitst op toepasbare regels. Dan gaat het om vertaling van juridische teksten naar toepasbare regels. Echter, wij gebruiken de software vooral om juridische teksten op te stellen. Een andere focus dus. En dat zorgt ervoor dat soms aanpassingen nodig zijn. In dat traject zitten we nu.
Ook het versiebeheer met betrekking tot diverse regelingen is complex. In de praktijk is sprake van allerlei wijzigingen van allerlei juristen van diverse departementen. Dan krijg je dus een wirwar van allerlei wijzigingen op regels die in de pijplijn al dan niet gepubliceerd moeten worden. De benodigde software hiervoor is nog in ontwikkeling.
Sinds wanneer zijn jullie hiermee bezig?
Vorig jaar heeft een aanbesteding plaatsgevonden. Softwareleverancier IAM4 kwam daar als winnaar uit de bus. Eind oktober is het contract met hen ondertekend. Dus we zijn nu een jaar bezig.
Het DSO kent allerlei nieuwe releases. Betekent dat jullie voor elke release de software moet aanpassen?
Gelukkig hebben we daar niet al te veel last van zolang de koppelvlakken maar stabiel blijven en de interface niet verandert. Op het moment dat de LVBB (Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen)een nieuwe versie van een koppelvlak publiceert, zullen we daarmee wel aan de slag moeten. Gelukkig hoeft zo’n nieuw koppelvlak niet à la minute in gebruik te worden genomen en is er een overgangsperiode waarin het oude koppelvlak nog even actief blijft.
Wat vind je van het DSO in vergelijking met andere software die jullie bouwen op andere terreinen?
Ik werk nog maar kort bij KOOP dus kan daar niet echt een goed antwoord geven. In het algemeen vind ik wel dat het DSO een complex geheel is. Maar het verbaast me niet dat het zo ingewikkeld is, omdat het juridische proces dat ook is. Het is een lastig speelveld.
Het DSO wordt agile gebouwd. Per kwartaal is er voortbrenging. Dat heeft impact voor jullie? Wat betekent dat voor je werk en kun je daar een paar concrete voorbeelden van geven?
Iedere 2 weken proberen we concrete resultaten op te leveren. Dat gaat dan om interne opleveringen. Die resultaten zijn dus niet direct beschikbaar. Eens per kwartaal wordt KOOP-breed een interne planningssessie belegd waarbij alle teams aanwezig zijn. Daar wordt dan bepaald welke resultaten het komende kwartaal behaald moeten worden. We maken met softwareleverancier IAM4 afspraken om hun voortgang af te stemmen met onze eigen werkzaamheden.
Daarmee lopen we als STR-team wel tegen een beperking aan, omdat we afhankelijk zijn van de softwareleverancier en dus geen volledige controle hebben over de ontwikkelwerkzaamheden en de voortgang daarvan.
We zijn blij dat we 1 softwarepakket hebben als Rijk dat alle partijen bedient. Ik ben benieuwd hoe jij kijkt naar andere softwareleveranciers op de markt?
Wat lastig is in ‘overheidsland’ is dat iedere organisatie haar eigen werkwijze kent en dus ook andere behoeften qua software. Zelfs als overeenstemming bestaat over 1 softwarepakket, dan wil iedere partij dat dit volgens de eigen standaarden wordt gebouwd. Dat maakt het voor softwareleveranciers buitengewoon lastig. Vanuit 1 softwarepakket heel veel verschillende belangen dienen, is dan echt een uitdaging. Je kunt je zelfs afvragen of dat wel realistisch is.
Hoe kijk je aan tegen de Omgevingswet en hoe lang zijn jullie al bezig binnen dat domein?
Het is een complex geheel en het verbaast mij niet dat voor de inwerkingtreding al een paar data zijn gepasseerd.
Heb je tips of adviezen voor andere overheden die ook bezig zijn met softwareleveranciers? Overheden worstelen daar soms mee.
Als je de aanbestedingseisen leest, dan vraag ik me weleens af: Wat staat hier nu eigenlijk? Dus het definiëren van heldere, duidelijke en eenduidige eisen helpt wel. Schakel daarbij kundige businessanalisten in om discussies achteraf over die eisen te voorkomen. Verder is het goed als de vragende partij zich beperkt tot het definiëren van de juiste functionele eisen. Ga niet meedenken met de leverancier over de manier waarop hij die functionele eisen moet of kan gaan invullen. Dat beperkt de leverancier in z’n mogelijkheden en het beperkt je zelf als vragende partij ook bij het uiteindelijke resultaat.
Dus: duidelijk en eenduidig de gebruikersbehoefte specificeren. Daarin kunnen nog wel wat slagen worden gemaakt.
Je werkt voor de Rijksoverheid die ongelooflijke grote trajecten doorloopt. Is deze software een enorme uitdaging of is het 1 van de vele softwarepakketten die jullie maken?
Wat ik tot nu toe ervaar is dat binnen KOOP ook veel zelf software wordt ontwikkeld. De echt grote uitdaging ligt in de eenduidigheid van de requirements en het aansturen van de softwareleverancier.
Kun je iets vertellen over hoe de samenwerking binnen Serviceteam Rijk loopt?
Binnen het team zit ontzettend veel kennis en kunde. Af en toe is er natuurlijk sprake van discussie en voer je onderling stevige gesprekken, maar dat hoort er ook wel bij. Als je dat niet hebt, kun je je afvragen of de samenwerking dan wel zo goed is. Daarbij heb je natuurlijk te maken met het gemeenschappelijke belang: een tevreden eindklant. Maar ieder teamlid heeft ook zijn/haar eigen verantwoordelijkheden die op elkaar moeten worden afgestemd om tot oplossingen te komen. Dat gebeurt in een goede constructief-kritische sfeer.