Doe als een Groninger: werk succesvol samen
Regio Groningen brengt mensen samen die elkaar anders niet zouden kennen. Dit heeft succes, want een goed netwerk is een groot voordeel voor de samenwerking. Bijvoorbeeld om aanvragen in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) goed af te handelen en het Omgevingsloket gebruikersvriendelijker te maken. Welke wijze lessen kunnen we leren van regio Groningen? Lees de ervaringen en tips van Lisette Grolle (regisseur en verbinder bij provincie Groningen) en Corinne Heins (adviseur bodem bij IPLO).
Gezamenlijk in plaats van ieder voor zich
In de regio Groningen is al 20 jaar een netwerk van bodemadviseurs en -toezichthouders actief. Het netwerk heeft in 2023 een werkplaats voor bodem doorlopen om zich goed voor te bereiden op de komst van de Omgevingswet. Alle belangrijke partijen werkten samen: provincie, gemeenten, waterschappen, omgevingsdienst en ook de bodemspecialisten van het IPLO.
Met een casus waarin realistische werkzaamheden in de bodem waren opgenomen (zoals saneren, graven, toepassen en lozen), oefenden zij met het samenwerken en de techniek van het DSO. Door iedereen hierin actief te betrekken geeft de regio Groningen gezamenlijk richting aan de uitvoering van bodemtaken onder de Omgevingswet, in plaats van bijvoorbeeld iedere gemeente voor zich.
De grootste winst is de samenwerking en dat je aanvragen vanuit een andere hoek bekijkt. Zo zie je wat een gebruiker ervaart. - Lisette Grolle (provincie Groningen)
Samen het proces doorlopen en dingen verbeteren
Lisette Grolle (provincie Groningen): 'Door samen te oefenen en het hele proces te doorlopen, hebben we als regio veel geleerd over de werkwijze en de begrippen. We hebben samen aanvragen behandeld, zowel technisch als inhoudelijk. Ook werkten we samen aan het maken van regels voor het omgevingsplan, hoe die te ontsluiten en hoe daar toepasbare regels voor te ontwerpen.
We zijn gestart bij wat een indiener ziet en ervaart en vervolgens bedachten we: kan dat duidelijker of makkelijker? Indieners krijgen bijvoorbeeld te maken met vragen die te juridisch of te technisch zijn. Die vragen kunnen zij niet beantwoorden. Door dit te signaleren, kun je het proces voor indieners verbeteren.'
Het helpt om elkaar op te blijven zoeken, dan kan je op voorhand iets oplossen, in plaats van dat je erdoor overvallen wordt. – Corinne Heins (IPLO)
Tips van Lisette en Corinne
Organiseer samenwerking tussen alle partijen
Lisette: 'In de provincie Groningen zijn kleine en grotere gemeenten die allemaal hun eigen omgevingsplannen in het DSO zetten. Lang niet iedereen kent elkaar. Het heeft echt meerwaarde om momenten te organiseren om over dit onderwerp kennis en ervaring uit te wisselen. Zo kun je bijvoorbeeld inhoudelijke cases met elkaar bespreken, samenwerken bij aanvragen en samen voorbeeldregels maken.'
Kijk over je eigen muurtje heen
Lisette: 'Organiseer bijeenkomsten met elkaar of met initiatiefnemers en doorloop het hele proces: wat ervaart een indiener, hoe kun je die beter helpen? Door buiten je eigen kaders te denken, kun je het proces verbeteren.'
Melden bij IPLO
Corinne: 'Blijf dingen melden bij IPLO, zo verbeter je het DSO. Het kan gaan om specifieke vragen waar indieners tegenaan lopen, maar ook om het verduidelijken van generieke vragen. Daar hebben nog meer mensen profijt van.'
Oefenen en samenwerken
Corinne Heins (IPLO): 'Als er een aanvraag komt, dan loopt de afhandeling daarvan soepeler als je beter samenwerkt, want de vervolgstappen gaan beter als je begrijpt wat er nodig is. Het hangt er natuurlijk ook vanaf hoe een leverancier het heeft ingeregeld in de lokale VTH-software. In de regio Groningen zijn er veel verschillende systemen, dat maakt samenwerken complexer. Het is goed om te zien dat gemeentes met elkaar vergelijken welke regels zij invoeren in het loket en daar eenduidig in zijn. Dat zorgt ervoor dat je niet bij de ene gemeente een heel ander proces moet doorlopen dan bij de andere gemeente.'
Al doende leert men
Lisette Grolle: 'Een aanvraag indienen in het DSO is best complex. Het komt bijvoorbeeld voor dat een adviesbureau een hele vragenlijst heeft ingevuld voor het doen van een aanvraag. Maar dan moet het opnieuw omdat er één ding niet goed is ingevuld. Dat geeft frustratie voor zo'n bureau, want het kost tijd en geld. Dit zijn dingen die wij niet direct kunnen voorkomen of veranderen, alle begin is immers moeilijk. Maar werken met een nieuw systeem zoals het DSO is ook een leerproces en zo weet het bureau de volgende keer wel hoe ze het moeten doen.'
Kortom, wees als een Groninger: zoek elkaar op, leer van elkaar en werk effectiever samen!