Archiveren en beheer van toepasbare regels ondergeschoven kindje
Het beheer en archiveren van toepasbare regels is nieuw voor bevoegd gezagen. Nu het moment nadert dat ze hun toepasbare regels op de productieomgeving van het DSO plaatsen, wordt het belangrijk om meer grip te hebben op het beheer- en archiveringsproces. Yanda van Dijk is expert toepasbare regels bij het programma Aan de slag, en heeft zich de laatste tijd verdiept in het archiveren en beheer van toepasbare regels. Haar oproep is toch vooral om je gezonde boerenverstand te gebruiken en snel intern af te stemmen met de archiveringsspecialist.
Yanda valt maar gelijk met de deur in huis: ‘Er komt meer bij kijken dan je op voorhand denkt. Er is in veel gevallen nog niet goed nagedacht over beheer en archivering van toepasbare regels, omdat archivering gevoelsmatig aan het eind van een proces zit. We zijn nu allemaal nog bezig met het maken van de toepasbare regels. Dus is het vanuit die optiek heel logisch dat er minder wordt nagedacht over archivering. De Archiefwet is overigens helder over de termijnen waarbinnen toepasbare regels bewaard moeten worden en die verschillen voor gemeenten, provincies en waterschappen van elkaar.’
Archivering kan invloed hebben op hoe je het proces inricht. Want welke informatie leg je vast in het proces en op welk moment en in welke applicatie archiveer je toepasbare regels? Het is goed om dat vanaf het begin duidelijk te hebben en dit in samenwerking met de informatieadviseurs en/of archiefmedewerkers van uw organisatie op te pakken. Het kan vervelende verrassingen voorkomen.
Herleidbaar proces
De vraag dringt zich op waarom het archiveren en beheren van toepasbare regels nou zo belangrijk is? Yanda: ‘Dat zit hem vooral in het grip hebben en houden op het wijzigingsproces rondom toepasbare regels. Stel, er is een extra vraag toegevoegd aan een Vergunningcheck. Waarom is dat gedaan? En op welk moment is deze wijziging doorgevoerd? Doordat je toepasbare regels verandert, wordt het bewaren en archiveren van voorgaande versies belangrijker. Je moet als bestuursorgaan kunnen reproduceren hoe de toepasbare regel werkte op een specifiek moment in het verleden. Door deze informatie vast te leggen en te bewaren, wordt het proces herleidbaar.’
Paarse dakkapellen
Als organisatie gebruik je regelbeheersoftware om de toepasbare regels te maken en te beheren. Software kan ondersteunend zijn aan het proces van beheer en archivering. Bijvoorbeeld door in een audittrail wijzigingen vast te leggen aan de toepasbare regel en door geldigheidsdata te gebruiken. Bij het beheer van toepasbare regels gaat het dus eigenlijk over het grip hebben op wijzigingen van de toepasbare regels.
Yanda legt uit: ‘Stel dat de juridische regels wijzigen en dit binnen jouw gemeente betekent dat alleen nog maar paarse dakkapellen zijn toegestaan, dan werkt deze verandering in de juridische regels door in de toepasbare regels. Dat wil je goed kunnen wijzigen en daarmee beheren. De voorgaande versie van de toepasbare regel moet daarmee gearchiveerd worden. Het is dus niet zo dat je een voorgaande versie van een toepasbare regel kunt weggooien. Beheer heeft dus impact op archivering. Bij archivering gaat het om de toepasbare regels op de productieomgeving. Bespreek met je softwareleverancier hoe beheer en archivering is geregeld voor de regelbeheersoftware. Bepaal dan voor jouw organisatie wat er eventueel ontbreekt aan informatie en wat je op een andere manier moet vastleggen. Leg alle stappen en afspraken vast in een beheerproces.’
Beheerproces bruidsschat
Het beheer en archiveren van toepasbare regels wordt pas relevant, wanneer je toepasbare regels gaat wijzigen. De eerdere versie moet dan immers worden gearchiveerd, inclusief de procesinformatie over totstandkoming van de toepasbare regel. Op het moment dat je wijzigingen gaat doorvoeren, is het dus van belang dat je vastlegt wie de wijziging doorvoert, waarom dat gebeurt, etc. Wanneer je als organisatie nu al wijzigingen doorvoert in de bruidsschat, dan ben je het beheerproces (en daarmee ook de archivering) al gestart. De voorgaande versie (bruidsschatversie) moet je daarmee archiveren. Bij de nieuwe versie van de toepasbare regel leg je vast wat je hebt gewijzigd, waarom en wie dat op welk moment heeft gedaan.
Meer informatie
Hebt u vragen over dit proces, neem dan contact op met de informatieadviseur of archiefmedewerker binnen uw organisatie. Er staat ook een voorbeeldproces op de website van het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) op de pagina Procesbeschrijving archivering toepasbare regels en via de IPLO helpdesk kunt u vragen stellen. Daarnaast is de DSO Community op Pleio een ideale manier om met anderen te sparren.