Omgevingsparticipatie A12 Lunetten Veenendaal

Omgevingsparticipatie in verschillende stappen

Met de komst van de Omgevingswet wordt participatie een verplicht onderdeel bij projecten in de fysieke leefomgeving. Voor BAM, een aannemer in bouw- en infraprojecten, is omgevingsparticipatie niets nieuws. Hun projecten hebben namelijk altijd invloed op de omgeving. BAM houdt zich dan ook al een jaar of 10 bezig met participatie en ontwikkelde hiervoor een strategie. De invulling is telkens anders. Een gebied is nooit hetzelfde, benadrukt strategisch omgevingsmanager Patrick Voet.

Tevreden omgeving

Voor ons als aannemer begint participatie al bij de aanbesteding. Tegenwoordig verwachten opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat dat wij in ons plan verwerken hoe we de omgeving betrekken bij een project. Daar hoort bij dat we heel duidelijk formuleren hoe we gaan communiceren over de bouw van bijvoorbeeld nieuwe infrastructuur in stedelijke gebieden of in die gebieden die juist vanwege natuur en landschap om een zorgvuldige inpassing vragen. En ook hoe we daarbij de verschillende omgevingspartijen betrekken. Daarnaast zoeken we naar mogelijkheden om onze plannen goed te laten aansluiten op de wensen en belangen van de omgeving. We worden steeds vaker uitgedaagd om ervoor te zorgen dat de omgeving een tevreden gevoel overhoudt aan onze werkzaamheden.

Duidelijk communiceren

Een project dat wij én opdrachtgever Rijkswaterstaat als succesvoorbeeld zien, is de wegverbreding van de A12 tussen Utrecht Lunetten en Veenendaal, een aantal jaar geleden. De eerste stap die we maakten, bestond uit het zo goed mogelijk informeren van de omgeving. We hebben meer dan 100.000 fysieke brieven verstuurd. Gezorgd dat de werkzaamheden voor niemand als een verrassing kwamen. Na die brieven kwamen er veel vragen en ook wel klachten. Daar reageerden we steeds zo adequaat mogelijk op. Ook zijn we elk kwartaal met alle belangrijke stakeholders om de tafel gegaan om te spreken over het project en de gevolgen ervan. Die stakeholders vormden samen een zogenoemd stakeholderpanel. Daarin zaten bewonersorganisaties, ondernemersverenigingen, winkeliersverenigingen, natuurorganisaties en andere belanghebbende partijen uit de omgeving.

Stakeholderpanel

De overleggen in dat panel hadden als doel samen na te denken over de mogelijkheden om ons project en hun omgeving zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Op hun beurt hielpen de omgevingspartijen ons om verrassingen te voorkomen. Onverwachte risico's zijn namelijk nog altijd een belangrijke oorzaak als een project stroef verloopt. Want risico's die je niet kent kun je ook niet managen. Samen met ons omgevingspanel werkten we voortdurend aan een gezamenlijk beeld van het project, belangen, knelpunten en kansen.

Een bewonersvereniging kijkt anders tegen een project aan, dan een ondernemersvereniging of een natuurorganisatie. Stakeholders vullen elkaar aan, waardoor je tegengestelde belangen vooraf afvangt. Er ontstaat collectieve verantwoordelijkheid en medewerking. Kortom, zorg dat iedereen op de hoogte is, betrek je omgeving volledig en laat partijen meedenken. Dat kan één-op-één, maar een aanvullende aanpak als het multistakeholderperspectief werkt.

Compenseren

Geef je stakeholders de kans om daadwerkelijk mee te denken over de plannen en soms zelfs mee te beslissen over onderdelen daarvan. Dat is de tweede stap. Bij de verbreding van de A12 hebben daar een potje voor apart gezet. Denk aan enkele tonnen op een project van een paar honderd miljoen. Er was dus budget om op bepaalde locaties onze bouwmethoden aan te passen op de wensen van de omgeving. Dat budget hebben we ook gebruikt om mensen te compenseren, die onverwacht veel overlast ondervonden.

Zo moesten we bijvoorbeeld in een weekend een fietstunnel onder het spoor door schuiven, bijna vanuit de achtertuin van aanwonenden. Met enorm materiaal en kabaal. We hadden dat eerst anders bedacht, maar door een aangetroffen grondverontreiniging moesten we op het laatste moment onze plannen aanpassen. We hebben de directe omwonenden – waaronder een gezin met jonge kinderen – toen een paar dagen weg cadeau gedaan, zodat zij geen last zouden hebben van de werkzaamheden.

Iedereen op de hoogte

Participatie moet je in goede banen leiden. Het multistakeholderperspectief helpt daarbij. En dat geldt niet alleen voor omgevingspartijen met een maatschappelijk belang, maar ook voor andere partijen. Daarom hebben we naast een omgevingspanel ook een omgevingsplatform opgericht. Daarbij waren de professionele partijen betrokken, zoals de politie, de provincie, de waterschappen en 6 gemeenten. Door mensen uit de buurt te betrekken, kregen we informatie terug waar we zelf eerder niet aan gedacht hadden. Logisch, zij zijn de ervaringsdeskundigen. Daarnaast merkten we dat de vertegenwoordigers binnen het panel en het platform ook zelf de informatie verspreidden aan hun eigen achterban. In hun eigen taal.

Neem klachten én complimenten serieus

Een project is volgens mij vooral succesvol als je de leefomgeving ook daadwerkelijk weet te verbeteren. Ondanks dat je werkzaamheden uitvoert waar lang niet iedereen blij mee is. En het verbeteren van de leefomgeving geldt ook tijdens de bouw. Als je bewoners laat meedenken over waar het beter kan en waar het dreigt mist te gaan, bijvoorbeeld omdat het draagvlak onder druk komt te staan, moet je hier ook daadwerkelijk iets mee doen. Zo hebben we bij het project A12 onze bouwmethoden aangepast waar dat kon en waar dat noodzakelijk was voor het behoud van draagvlak. Dat wekte vertrouwen bij de stakeholders. Je bouwt er een reputatiematras mee op, dat je nodig hebt als het een keer ergens een keertje mis gaat of anders dan verwacht.

Positieve ervaringen zijn ook sturingsinformatie

Natuurlijk krijg je vragen en ook klachten bij een project van 30 kilometer Rijksweg verbouwen langs belangrijke woongebieden, werkgebieden en natuurgebieden. Die houd je netjes bij in een register, zodat je daar sturingsinformatie uit kan halen: waar gaan die klachten dan over? Welke doelgroepen betreffen die? Op welke locaties? En hebben onze corrigerende maatregelen nu wel of niet geholpen? Hetzelfde doe ik overigens met complimenten. De nadruk ligt vaak op het negatieve, maar de positieve kant van het verhaal moet je ook niet vergeten. Na 2 jaar bouwen over een lengte van 30 kilometer kwamen er zo'n 700 klachten binnen over dit project en evenveel vragen. Maar ook zo'n 350 complimenten over onze werkwijze.

Samen zoeken naar een oplossing

Bij het project A12 'LuVe' gebeurde het dat een van de onderdoorgangen onder de snelweg voor 6 weken dicht moest. Dat was een groot probleem: daar fietsten dagelijks veel basisschoolleerlingen en ouders met hun kleine kinderen onderdoor om zo hun school te bereiken. Die zouden flink moeten omfietsen in de koude februarimaand. Ik heb toen de regisseursrol op mij genomen en uitgesproken dat dit echt niet kon.

We hebben er toen voor gezorgd dat alle partijen daar tegelijk aan het werk gingen: graafwerkzaamheden, betonwerkzaamheden en asfaltwerkzaamheden allemaal tegelijk, aangestuurd door één persoon. Dat waren ze niet gewend en het was ook wel risicovol. Dat werd een flinke mierenhoop, normaal gesproken wachten ze op elkaar. Maar het ging wel. De onderdoorgang hoefde daardoor maar 2 weken dicht, in plaats van 6.

Met die boodschap ben ik naar de basisschool gegaan. Ik heb de mensen op die school gevraagd om zelf ook mee te denken over hoe we die 2 weken toch draaglijk konden maken. Het is toen gelukt om samen met de ouders een dagelijkse carpool te organiseren voor de gedupeerde leerlingen, waardoor mensen die overdag niet over een auto beschikten, er ook aan mee konden doen. De kinderen moesten daardoor wel overblijven tussen de middag. BAM heeft toen de lunch betaald. Dit klinkt misschien simpel, maar het wérkt.

Meten is weten

Dit soort voorbeelden hebben bijgedragen aan hoge tevredenheidsscores: een 7,8 halverwege de werkzaamheden en een 8,6 na afloop. Ook onder ons panel en platform hebben we elk kwartaal de tevredenheid gemeten: 95% gaf aan tevreden te zijn. Het voortdurend meten van tevredenheid geeft inzicht in de consequenties van je handelen, en de effectiviteit van je participatie-aanpak en maatregelen. Als je dat op meerdere projecten doet, bouw je een waardevol dossier op.

Je moet er zelf achter staan

Een belangrijke les die ik hieruit trek: een participatieproject alleen kan slagen als de organisatie die het op poten zet er zelf helemaal achterstaat. Het vergt namelijk veel van je mensen. Het is aan het management om het nut van participatie uit te dragen. Ook daarbij helpt het inzichtelijk maken van je prestaties en resultaten van participatie.

En samen sta je sterker

Als aanbeveling wil ik meegeven dat het belangrijk is om te blijven nadenken over een goede samenwerking tussen overheid en de markt. Participatie werkt niet als burgers en andere partijen te maken krijgen met twee verschillende loketten. Het werkt ook niet als afspraken uit het voortraject niet goed bekend zijn met de projectorganisaties.

Er liggen kansen om marktpartijen eerder in het proces te betrekken. Vooral bij de grote complexe projecten. Marktpartijen snappen dan beter met welke belangen en gevoeligheden ze rekening moeten houden. En waarom er bepaalde keuzes zijn gemaakt in de planvorming. De publieke opdrachtgevers kunnen daarnaast eerder profiteren van de kennis en creativiteit van de markt.