Ketenpartners zetten oefenstappen met 'Serious Game'
In aanloop naar 1 januari 2024 zijn overheden druk bezig met de implementatie van de Omgevingswet. Ook in de regio IJsselland wordt op voortvarende manier toegewerkt naar de invoeringsdatum van de Omgevingswet en de periode daarna. Dat gebeurt onder meer met het organiseren van diverse test- en oefensessies. Op 19 juni 2023 vond op het gemeentehuis in Dalfsen een 'Serious Game' plaats, waarbij door diverse overheden een aantal casussen werd behandeld. Met Ellen Zwiers, processpecialist Omgevingswet bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en bij De Processpecialisten, blikken we terug op deze bijzondere ketentest.
'De regio begon in september 2020 met het maken van samenwerkingsafspraken en het verkennen van de manier waarop ze elkaar konden aansturen', vertelt Zwiers. In 2021 vond de eerste ketentest plaats, gevolgd door vier online ketentesten in 2022. Daarbij werd geëxperimenteerd met verschillende technische aspecten van het onderling samenwerken. Deze ketentesten hebben veel opgeleverd. Toch waren er nog genoeg uitdagingen. Bijvoorbeeld het bereiken van een grotere groep deelnemers. Ook bestond de wens om de test met een fysieke bijeenkomst live uit te voeren en de casus zo realistisch mogelijk te maken.
Serious Game
'De insteek van die live ketentest was om de termijn van 8 weken te halen', verduidelijkt Zwiers. 'En om het zo realistisch mogelijk te maken, hebben we ervoor gekozen om een zogenoemd 'Serious Game' te ontwikkelen, een ketentest 2.0 waarbij een aantal echte casussen worden.' Om het zo echt mogelijk te laten lijken en dat er daadwerkelijk sprake was van dynamiek, werkte men de casus tot in detail uit. Inclusief briefjes en formulieren die door de deelnemers werden gebruikt tijdens de Game.
De deelnemers van de afzonderlijke overheden werkten allemaal in hun eigen systeem, er werden adviezen gevraagd en geleverd, brieven en besluiten werden rondgestuurd en de wettelijke termijn werd goed in de gaten gehouden. Tijdens de game stond iedere 20 minuten gelijk aan 1 week. Ook kreeg iedere deelnemer een checklist met wat er in grote lijnen moest gebeuren en waarbij enkele gegevens moesten worden ingevuld. Die data werd zichtbaar in het grote dashboard waarmee op een groot scherm de voortgang werd getoond.
Zwiers, die samen met haar collega's Iris Lindeboom en Linda van Vechgel de Game heeft ontwikkeld, kijkt met tevredenheid terug op de uitgevoerde 'Serious Game'. 'De ketentest heeft veel mensen bereikt en de deelnemers hebben er veel van geleerd. Het idee achter de test is goed uit de verf gekomen,' vertelt Zwiers. 'We hebben in IJsselland totaal 3 serious games gehouden in juni en daarmee hebben we in ieder geval alle gemeenten bereikt en veel ketenpartners.'
Divers oefengezelschap
Een belangrijke rol was weggelegd voor de regiegroep IJsselland, bestaande uit enkele ketenpartners en gemeenten, in de voorbereidingsfase. 'Regionale Implementatiecoach Monique Pruijs en Hubert Weltenberg, teamleider bij de Veiligheidsregio IJsselland, hebben een voortrekkersrol vervuld en ervoor gezorgd dat iedereen in de regio goed geïnformeerd was.' Dat was niet zonder resultaat: de opkomst bij de test was zelfs hoger dan verwacht.
Aan de Serious Game deed een divers gezelschap mee. Zo waren alle gemeenten in de regio IJsselland betrokken, evenals andere belangrijke spelers zoals GGD, Veiligheidsregio, Omgevingsdienst, provincie en waterschap. Ook rijkspartij ProRail deed mee.
Lessons learned
De live ketentest leverde een aantal bevindingen op. Het belang van de samenwerkingsafspraken kwam goed naar voren. Er werd geconstateerd dat deze heel duidelijk moeten zijn en er kwamen een aantal verbeteringen naar voren voor deze afspraken. Daarnaast werd het duidelijk dat iedere partij, die met een ander systeem werkt, op een verschillende manier de samenwerkingen zichtbaar krijgt. Wanneer je bijvoorbeeld via het DSO SWF-portaal werkt, zoals de GGD en het waterschap in deze regio, dan heb je weinig informatie beschikbaar in het overzicht.
Ook werd onderkend dat het faciliteren van de samenwerking een kritische succesfactor vormt voor het daadwerkelijk uitvoeren van de test. Na afloop werd ook een beker uitgereikt. Die eer viel toe aan de gemeente Dalfsen. Deze gemeente had tijdens de ketentest de meeste aanvragen binnen 8 weken afgehandeld.
Voor de deelnemers van de provincie smaakte de ketentest naar meer. Zij willen graag een eigen casus indienen en advies uitvragen. Verder gaven alle deelnemers aan graag nog meer te willen oefenen om echt klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024. Dit najaar volgen in de regio Twente 4 soortgelijke sessies.
Ken uw samenwerkingspartner
Voor de regio's die al gevorderd zijn met het uitvoeren van ketentesten heeft Zwiers nog wel een paar tips: 'Maak goede samenwerkingsafspraken en zorg dat je een goed beeld hebt van de systemen die door de aangesloten partners worden gebruikt. Tijdens onze test zijn er toch nog verschillen ontdekt.' Ze onderstreept het belang van betrokkenheid door alle betrokken partijen en doet aan een oproep aan de diverse rijkspartijen: 'Doe mee aan ketentesten in de regio! Dat voorkomt verrassingen vanaf 2024.'