Regio Utrecht heeft de samenwerkingsafspraken al klaar
‘Waar raken wij elkaar bij vergunningaanvragen?’ Die vraag stond dit jaar centraal tijdens de overleggen tussen overheidsorganisaties in de regio Utrecht. Zij werkten in de werkgroep Meervoudige vergunningen aan regionale samenwerkingsafspraken voor de uitvoering van de Omgevingswet. En met succes: de afspraken zijn inmiddels gemaakt. Nu is het vooral nog een kwestie van testen, vertelt werkgroeplid Wim Coopmans.
Veertig deelnemende overheden
Vanaf het moment dat de Omgevingswet in werking treedt, moeten overheden de meeste vergunningaanvragen binnen 8 weken afhandelen. Ook vergunningaanvragen waar meerdere overheden regels voor stellen en bevoegd gezag voor zijn, de zogenoemde meervoudige vergunningen.
Overheden moeten in de toekomst dus nog beter samenwerken en duidelijke afspraken maken om de huidige procedures te versnellen. De 40 overheidsorganisaties in de regio Utrecht zijn daar in maart 2020 mee begonnen.
‘De startbijeenkomst was in vergaderlocatie Bar Beton, maar vanwege het coronavirus waren alle daaropvolgende overleggen digitaal. Dat was even zoeken en wennen, maar het ging al vrij snel goed’, vertelt Coopmans. Hij is namens de provincie Utrecht betrokken bij de werkgroep Meervoudige vergunningen.
De keten centraal
Tijdens de bijeenkomsten leerden de overheden elkaar en elkaars wereld beter kennen en begrijpen. De deelnemers leverden vanuit hun eigen rol en organisatie informatie om te komen tot de samenwerkingsafspraken.
In de Utrechtse samenwerking staat de keten centraal. Iedere overheidsorganisatie maakt deel uit van de keten en is gelijkwaardig. Coopmans: ‘We bekeken in de werkgroep de procedure die vergunningaanvragen nu doorlopen. Waar zitten precies de momenten waarop we elkaar als bevoegde gezagen raken? En wat moet je met elkaar afspreken om het vergunningaanvraagproces goed en snel te laten verlopen, met respect voor elkaars bevoegdheden en taken?
Op basis van onze overleggen maakten we samenwerkingsafspraken. Die afspraken stuurden we ter goedkeuring naar alle deelnemers en bespraken we tijdens onze overleggen en bijeenkomsten. Alle overheden mochten op de afspraken reageren. Als dat nodig was, pasten we ze nog een beetje aan. Zo kwamen we tot een set afspraken waarmee we als overheidsorganisaties aan de slag kunnen.’
Testen van de afspraken: botsproeven
Alle afspraken zijn onderverdeeld in productkaarten waarop een beknopte omschrijving van de werkafspraken staat. Het ‘product’ is de informatie-uitwisseling tussen de overheden. Er zijn 3 productkaarten: eentje om de procedurele aspecten af te stemmen, een voor de inhoudelijke behandeling van aanvragen en een voor de besluitvorming. De afspraken worden op dit moment getoetst.
Coopmans: ‘Die testen, zogenoemde botsproeven, zijn heel belangrijk. Zo kunnen overheden voor zichzelf uitvinden waar ze naar aanleiding van onze afspraken hun werkwijzen moeten aanpassen. Onze eerste casus was bijvoorbeeld een vergunningaanvraag bij de gemeente Zeist. Het waterschap en de provincie waren in deze casus ook bevoegd gezag. Toen we de casus doorliepen ontdekten we al snel dat de gemeente in plaats van wekelijks, dagelijks vergunningaanvragen moet gaan bespreken. Anders kan ze de andere overheden er niet op tijd bij betrekken.’
Niemand is op de stoel van een ander gaan zitten
Terwijl de overheden druk aan het testen zijn, is de werkgroep ook al bezig met het formeel vastleggen van de gemaakte afspraken. ‘We onderzoeken nu hoe en waar we dat het beste kunnen doen. Rond de zomer van 2021 moeten we het daar in elk geval over eens zijn. Dan hebben we nog voldoende tijd om de definitieve afspraken vast te leggen binnen onze eigen organisaties.’
Tips voor andere regio’s
De resultaten van de werkgroep Meervoudige vergunningen worden onder andere gedeeld op de website van de provincie Utrecht. Andere regio’s zouden deze kunnen bekijken ter inspiratie, maar wat voor de regio Utrecht werkt, is niet per se ook het beste voor andere regio’s, benadrukt Coopmans.
Hij heeft wel een goede tip voor andere regio’s: schakel een adviesbureau in. ‘Het adviesbureau dat ons hielp, stuurde ons steeds weer in de goede richting. Zij hielden de regie en voorzagen ons bijvoorbeeld ook van juridisch advies.’
Wens voor de toekomst
De regio Utrecht is trots dat ze de samenwerkingsafspraken nu al klaar heeft. Zeker gezien de belemmeringen die het coronavirus met zich meebracht. Coopmans: ‘We zijn als regio ook trots dat alle overheidsorganisaties voldoende betrokken zijn bij deze werkgroep en dat niemand op de stoel van een ander is gaan zitten.’
Voor een succesvolle implementatie van de Omgevingswet zijn de gemaakte afspraken belangrijk, maar er is nog veel meer werk aan de winkel, benadrukt Coopmans. ‘Mijn wens voor de toekomst is dat alle overheidsorganisaties op 1 juli 2022 in staat zijn om een vergunningaanvraag te ontvangen. En dat de overheid ook een goed werkend digitaal systeem heeft waar een aanvrager en zijzelf echt iets mee kan.
Ik hoop ook dat alle overheden straks echt in de geest van de Omgevingswet gaan werken. Dat vraagt om een cultuurverandering. We moeten met zijn allen op zoek gaan naar de mogelijkheden, en niet alleen de bezwaren zien. Echt de "Ja, mits" en niet meer de "Nee, tenzij."’
Meer informatie
- Lees het verhaal van de winnaar van de Aandeslag-Trofee 2020, het gebied Oosterwold.
- Lees het verhaal van de andere genomineerde, het Waterschap Limburg.
- Lees meer over de Aandeslag-Trofee 2020.