Toepasbare regels verbeteren dienstverlening in het Omgevingsloket

Toepasbare regels zijn een vertaling van juridische regels naar het Omgevingsloket. In het Omgevingsloket kunt u vanaf 1 januari 2024 online vergunningen aanvragen en meldingen doen. Tot die tijd gebeurt dat nog in het Omgevingsloket Online (OLO).

Het Omgevingsloket werkt in een vraag-antwoordstructuur. De toepasbare regels worden voorgelegd aan een initiatiefnemer, met het doel om een hoofdvraag te beantwoorden. Binnen het Omgevingsloket zijn deze toepasbare regels te zien als vragenbomen. Een initiatiefnemer doorloopt deze voor het onderdeel 'Aanvragen'. Ook voor de 'Vergunningcheck' en 'Maatregelen op maat' zijn vragenbomen gemaakt. Daarmee kunnen burgers en bedrijven zien wat mag in hun omgeving. Met de invoering van de Omgevingswet moeten ook decentrale overheden hun dienstverlening op  orde krijgen. Met toepasbare regels maken ze hun eigen juridische regels digitaal toegankelijk voor een initiatiefnemer.

Vragenbomen maken

Florien en Joyce zijn vanuit het Informatiepunt leefomgeving (IPLO), dat onderdeel is van Rijkswaterstaat, op verschillende manieren betrokken bij het maken en gebruiken van de toepasbare regels. Joyce is als adviseur werkzaam in een projectteam dat voor het Rijk toepasbare regels maakt. Ze is betrokken bij het maken van vragenbomen voor het Aanvraagformulier en de Vergunningchecks. Ook begeleidt ze regio's bij de interbestuurlijke afstemming. Over dat laatste zegt ze: 'In het Omgevingsloket komen regels van diverse overheden bij elkaar. Het moet dan voor de initiatiefnemer wel 1 ervaring zijn. Concreet kan het dan gaan om de vraag of we in de aanhef  'u' of 'jij' gebruiken bijvoorbeeld.'

Florien geeft als implementatieconsultant uitleg aan gemeenten, waterschappen en provincies over de systematiek, het gebruik en de implementatie van toepasbare regels binnen overheidsorganisaties. Dat doet ze onder meer met diverse webinars en workshops, zoals ‘Hulp bij vergunningcheck in het Omgevingsloket’. Deze online sessies gaan na de vakantie weer van start.

Denken vanuit de initiatiefnemer

Binnen het huidige wetgevingskader van de WABO en de Waterwet gaat het nu vooral om landelijke regels. Deze regels worden door een centraal contentteam omgezet in vragenbomen voor de vergunningcheck en aanvraagformulieren binnen het huidige Omgevingsloket.

Met de invoering van de Omgevingswet wordt een groot deel van die landelijke regels bij decentrale overheden belegd. De 'verhuizing' van die landelijke regels wordt ook wel 'de bruidsschat' genoemd. Gemeenten en waterschappen kunnen deze regels overnemen of aanpassen naar de eigen situatie. Florien onderstreept dat daarbij het denken vanuit de initiatiefnemer cruciaal is. 'Door te denken vanuit de initiatiefnemer kan de dienstverlening aan inwoners en bedrijven enorm worden vergroot. Er ontstaat ook meer inzicht in de vraag of een vergunning überhaupt nodig is.'

Regelanalist als drijvende kracht

Voor het maken van die toepasbare regels is kennis uit verschillende vakgebieden noodzakelijk. In het multidisciplinaire team dat moet worden samengesteld, zit niet alleen een jurist, geo-specialist of communicatieadviseur, maar ook een regelbeheerder of -analist. Die maakt de toepasbare regels. Florien: 'Dat is toch wel een nieuwe discipline. Regelbeheerders vormen de drijvende kracht achter het maken van die regels en het samenbrengen van de verschillende disciplines binnen een organisatie.'

Het is niet alleen belangrijk dat de juridische regels kloppen. De regels in het Omgevingsloket moeten ook begrijpelijk zijn voor initiatiefnemers. Ook de ervaring van mensen van Toezicht en Handhaving is daarbij bijvoorbeeld belangrijk. Zij zien wat er in de praktijk gebeurt.'

Voor het bijeenbrengen en uitbouwen van expertise van de regelanalist is sinds een paar maanden een community actief waarin regelanalisten elkaar met raad en daad bijstaan. 'Ze helpen en ondersteunen elkaar met kennis en kunde. Die DSO Community, waar ook planmakers een plek hebben, is druk bezocht en veel bevraagd,' licht Joyce toe. 'Het is natuurlijk ontzettend zonde als iedereen zelf het wiel uitvindt.'

De inzet van regelanalisten is van grote waarde voor een overheidsorganisatie. Ze brengen mensen bij elkaar en denken vanuit de klant of initiatiefnemer. Hoewel de functie van regelanalist vrij nieuw is, bevat de functie elementen die men ook in andere functies binnen de organisatie terugziet. 'Je moet analytisch ingesteld zijn, logisch kunnen nadenken, een beetje kunnen puzzelen, mensen goed kunnen verbinden en de klant voor ogen houden. Dan ben je als regelanalist goud waard', aldus Florien.

De kracht van toepasbare regels

Die brede blik is niet alleen van toepassing op regelanalisten. Dat geeft Florien mee tijdens haar basissessies ‘Hulp bij vergunningcheck in het Omgevingsloket’, waar bijvoorbeeld wordt toegelicht wat toepasbare regels zijn. 'Kijk eerst eens wat dit voor jouw organisatie betekent. Wat zijn mijn regels en kijk dan eens om je heen,' zegt Florien. 'Maar ga daarna met de regio aan de slag. Er zijn zoveel zaken die interbestuurlijk zijn. Zo zet je samen stappen.'

Overigens merkt ze een toename in de animo voor oefensessies. 'Bij de basissessies zien we een sterke stijging in de deelnemersaantallen. Dat verrast Florien niet. 'Het is ook wel logisch dat men heeft gewacht op duidelijkheid over de datum inwerkingtreding. Ze hebben genoeg werk te doen.' Ook wordt opgemerkt dat steeds meer mensen die deelnemen aan oefensessies, inmiddels goed zijn ingevoerd. ’Je merkt dat deelnemers het basisniveau overstijgen', vult Joyce aan.

Tips & tricks

Voor provincies, gemeenten en waterschappen hebben zowel Florien als Joyce nog wel wat tips. Joyce: 'Stel het niet uit, maar ga aan de slag met die toepasbare regels. Wees bewust van de kracht van de toepasbare regels. Je kunt er zoveel mee doen voor je dienstverlening.' Voor de klantreis wijst Florien ook op het belang van een goede website. 'Inwoners en bedrijven gaan vaak via een zoekmachine eerst naar de website van de gemeente en niet rechtstreeks naar het Omgevingsloket. Je moet echt die denkstappen maken vanuit de initiatiefnemer.' Dat is met complexe regelgeving best een uitdaging. Voor provincies, waterschappen en gemeenten is er daarom een duidelijke oproep: 'Zet je toepasbare regels in de oefenomgeving van het Omgevingsloket en doe mee met regionale bijeenkomsten of met andere sessies. Samen zijn we verantwoordelijk voor een goede dienstverlening.'

Online sessies

Bent u geïnteresseerd in het volgen van een online sessie waarin u meer leert over toepasbare regels, het Omgevingsloket en/of de rol van regelanalist? Meld u dan aan voor de sessies die in september weer van start gaan.

• Wat is en doet een regelanalist?
• Hulp bij het maken van vergunningchecks voor gemeenten
• DSO Community, de community voor en door regelanalisten én planmakers

Meer informatie

Voor meer informatie over toepasbare regels: Toepasbare regels maken en aanleveren