Rapportage IKT-testweek 3 (7 juni-13 juni 2022)
Hieronder vindt u de resultaten van IKT-testweek 3, die plaatsvond van dinsdag 7 juni tot en met maandag 13 juni 2022. Er is door overheden getest in 8 scenario’s.
Geteste scenario’s
Er is door overheden getest in 8 scenario’s:
- Waterschap Limburg heeft intensief getest op de hele keten.
- Waterschap Vallei en Veluwe heeft intensief getest op de aanvraagketen (in testweek 5 volgt de planketen op de dan lege pre-productieomgeving).
- Provincie Utrecht wilde publiceren omgevingsverordening en omgevingsvisie testen en dat is gelukt. Bevindingen dat de resultaten niet zichtbaar werden, konden na enige tijd worden gesloten. De wachttijd op resultaten blijkt langer dan men verwacht. In testweek 4 volgen meer testen.
- Omgevingsdienst De Vallei heeft een aantal testen uitgevoerd op de aanvraagketen. Er kwamen enkele verbetermogelijkheden naar boven.
- Gemeente Rotterdam heeft testen uitgevoerd op het valideren en publiceren van toepasbare regels.
- Gemeente Amsterdam heeft de VTH-keten getest.
- Gemeente Waalre heeft een leverancier afgevaardigd om te testen. Het geteste scenario omvatte het aanpassen van het omgevingsplan door middel van intrekken/vervangen en door middel van mutaties.
- Gemeente Deventer heeft een deel van de plan- en VTH-keten getest aan de hand van verschillende scenario’s.
Toelichting Provincie
In IKT-testweek 3 heeft de provincie Utrecht 2 omgevingsdocumenten gepubliceerd, te weten het Ontwerp van de Omgevingsvisie en de Omgevingsverordening (vastgesteld). Beide publicaties zijn al eerder - voor het ingaan van de stabiliseringsperiode - succesvol gedaan (omgevingsvisie in januari, omgevingsverordening in februari 2022).
Beide publicaties zijn nu succesvol in de landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB) zichtbaar geworden, maar de verwerking door Ozon ging moeizaam. De geometrie van gebiedsaanwijzingen in de omgevingsvisie is niet zichtbaar in Regels op de Kaart (oorzaak nog onbekend). Door problemen met Ozon kon de omgevingsverordening aanvankelijk niet aan Ozon worden doorgeleverd. Dit is later handmatig in het DSO hersteld. Het heeft vervolgens nog een aantal dagen geduurd voor de volledige verordening, inclusief annotaties van onder andere werkingsgebieden, in Regels op de Kaart kon worden gevonden. Of alle tekst, geometrie en annotaties van onder andere werkingsgebieden goed zijn doorgekomen en goed functioneren in Regels op de Kaart wordt voor beide documenten nog nader beoordeeld.
Toelichting Waterschappen
In IKT-week 3 heeft Waterschap Limburg getest op juiste publicatie van toepasbare regels, activiteit en werkingsgebieden en annotaties op de omgevingsverordening. Ook testte het waterschap of de geometrie goed verwerkt kon worden. Tevens is het importeren van de nog niet gepubliceerde activiteit in de regelbeheersoftware getest. Op basis van de geïmporteerde activiteit zijn toepasbare regels gecreëerd en hergebruikt/gekopieerd in de regelbeheersoftware. Werkzaamheden zijn aan de toepasbare regels gehangen en aangeleverd aan het DSO. Publicatie van de waterschapsverordening en importeren van de activiteit in de regelbeheersoftware gingen goed. Eén belemmerende bevinding ontstond bij bewerken van de activiteit in de Registratie toepasbare regels (RTR) door het koppelen van werkzaamheden en het aangeven van de regelbeheerobjecten. Dit blokkeerde het aanleveren van de toepasbare regels aan het DSO. Hierdoor konden de werkzaamheden/testen niet doorgaan.
Daarna heeft Waterschap Limburg op basis van hun gepubliceerde waterschapsverordening de vergunningcheck, de aanvraag en verwerking in lokale VTH-software getest. Algehele lijn was dat de nieuwe en/of gewijzigde gepubliceerde activiteit en toepasbare regels goed in het DSO zijn gekomen. Bevindingen hadden betrekking op de wijze waarop lokale VTH-software de aangeboden aanvragen verwerkt in het reguliere proces. Belemmerend was dat vertrouwelijke documenten niet meekomen en er ook geen melding van komt. Ook ontbreekt dan informatie in de VTH-software. Daarnaast werd de intrekking van een aanvraag niet zichtbaar.
Waterschap Vallei en Veluwe heeft met hun waterschapsverordening de vergunningcheck, aanvraag en verwerking in lokale VTH-software getest. Algehele lijn was dat de aanvraagketen werkt tot en met het zaaksysteem. Bevindingen die vergunningverlening belemmeren waren: niet kunnen inzien van persoonsgegevens in de samenvatting van de aanvraag. Dit is belemmerend omdat er persoonsgegevens nodig zijn om te kunnen communiceren met de aanvrager en de vergunning te verlenen. Dit is overigens een ontwerpkeuze.
Verder roept het kunnen werken met meer abstracte activiteiten in het DSO, zoals grondwater onttrekken en varen, vragen op. Medewerkers blijven het lastig vinden om hun juridische activiteiten te koppelen aan het huidige pakket aan werkzaamheden, zeker ook gelet op het aantal vangnetbepalingen dat in hun waterschapsverordening staat en het aantal discrepanties tussen hun verordening en die van andere bevoegd gezagen. Ook het intekenen van een locatie was af en toe lastig en niet op de ideale manier mogelijk in een aanvraag en/of check. Bij meervoudige aanvragen vinden medewerkers het lastig dat er vaak om dezelfde documenten moet worden gevraagd en dat er geen verplichting kan worden gesteld op het aanleveren van documenten. Daarnaast ervaren ze dat hun zaaksysteem de aanvraag niet meer zo volledig inleest als nu bij het Omgevingsloket Online (OLO) het geval is. Er verschijnen verschillende foutberichten bij het importeren, wat medewerkers meer tijd kost.
Toelichting Gemeenten
In de 3e testweek van het IKT hebben 4 gemeenten getest. De gemeente Waalre en Deventer hebben de plan-keten beproefd. Waalre legde de focus op het intrekken en vervangen van de bruidsschat en het uitvoeren van basismutaties. Het intrekken en vervangen van de bruidsschat verliep goed. Bij het uitvoeren van de basismutaties werd duidelijk dat de artikelgewijze toelichting niet geaccepteerd werd door de validatie. Ook is de werking van de renvooiservice nog niet optimaal. Deze beperkingen zullen in toekomstige uitrollen van de landelijke voorziening opgelost worden.
Deventer heeft geprobeerd een Omgevingsplan te publiceren door middel van intrekken en vervangen. Dit is helaas niet gelukt door een validatiefout die niet direct te achterhalen was. Dit scenario zal in de komende testweken hertest worden.
Bij de gemeente Amsterdam is de VTH-keten getest. Functioneel verliep de test goed, maar gebruikers liepen tijdens het doen van een aanvraag tegen zogeheten fout-500-meldingen aan. Deze werden veroorzaakt door overbelasting van de centrale softwarecomponent, Ozon. Begin juli zal dit probleem worden opgelost.
De gemeente Rotterdam heeft deze ronde gefocust op de toepasbare-regel-keten. In totaal hebben ze 2 scenario’s doorlopen. Bij de 1e test kwamen er fout-400-meldingen naar boven. Deze foutmeldingen blokkeerden het indienen van een aanvraag. Deze meldingen zijn binnen een dag opgelost en hertest. Na de fix waren deze foutmeldingen verholpen en kon Rotterdam aanvragen indienen en ontvangen in hun VTH-systeem.
Testdekking
De genoemde onderwerpen op de lijst (afgedekte scope) geven we weer in een testrapportage waarbij we een vergelijking maken met de functionele set (xlsx, 4.4 MB) met capabilities op lokaal niveau.
Deze capabilities kunnen bestaan uit functionaliteiten van software en uit andere producten zoals een voorbeeld of handleiding. In de testrapportage is voor elke geteste capability een kleur ingevuld. De legenda hiervoor is als volgt:
- Groen: als werkbaar beoordeeld
- Geel: als werkbaar beoordeeld met bevindingen die de capability kunnen verbeteren.
- Rood: niet werkbaar, belemmerende bevindingen gedaan
- Grijs: niet beschikbaar om te beoordelen
Als er geen kleur is ingevuld, is de capability geen onderdeel van het ketenscenario in die kolom.
Wat zijn we tegengekomen?
Er zijn 51 meldingen gedaan tijdens de 3e testweek. Hiervan waren er 20 een verzoek tot wijziging en er waren 31 bevindingen.
Elke bevinding zien wij als een mogelijkheid om de keten verder te verbeteren. Daarbij stellen wij iedereen die betrokken is, daarvan op de hoogte. Het aantal overheden dat deelneemt aan het IKT-proces, neemt gestaag toe. Dit betekent meer leerervaringen en een toename van het aantal bevindingen in de komende weken.
Bevindingen kunnen betrekking hebben op verschillende onderdelen van de hele keten, van begin tot eind. We maken op dit moment onderscheid naar softwareproducten, procesproducten en data. Deze werkwijze is bedoeld om het makkelijker te maken de bevindingen toe te wijzen aan de betreffende leverancier van dat onderdeel binnen de keten. Alle leveranciers zijn betrokken om snel voor analyse en een oplossing te zorgen.
Wanneer we verwijzen naar gebruikte procesproducten bedoelen we de procesdocumentatie die is ingezet en aangeboden zoals handleidingen, procesbeschrijvingen en voorbeelden.
Met gebruikte data (door het bevoegd gezag aangeleverde content) bedoelen we de inhoudelijke gegevens in de omgevingsdocumenten, in de toepasbare regels en in de aanvragen, meldingen en aan te leveren informatie.
Welke onderdelen van de keten kunnen we verbeteren?
De onderdelen van de keten waarmee mensen de Omgevingswet uitvoeren zijn centrale softwarecomponenten, decentrale softwarecomponenten, de gebruikte data en procesproducten zoals procesbeschrijvingen, handleidingen en voorbeelden.
Het bleek dat de geteste functionaliteiten over het algemeen goed werkten. Als er issues waren, werden deze snel opgelost. De terugkoppeling van de informatie over de oplossingen willen we nog verder stroomlijnen.
Bij de bevoegd gezagen zien we ook dat nog niet alle decentrale functionaliteiten beschikbaar zijn, waardoor nog niet alle decentrale capabilities kunnen worden getest.
Er waren in de 3e testweek 8 bevindingen die betrekking hadden op decentrale softwarecomponenten. Denk hierbij aan bevindingen bij lokale plansoftware, lokale regelsoftware en lokale VTH-software.
Er zijn 10 bevindingen in behandeling genomen door de teams van de centrale software, namelijk het Omgevingsloket, de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB) en DSO-LV. Tijdens de 3e testweek kende de landelijke voorziening 2 storingen waardoor fouten tijdens testuitvoering optraden:
- Bij de start van de testweek was valideren en publiceren van omgevingsdocumenten korte tijd niet mogelijk (TMR-667). Na een kwartier was dit probleem verholpen.
- Verder traden gedurende enige tijd hinderlijke meldingen op met foutcode 500, 501 en 502, die werden veroorzaakt door een time-out in het centrale systeem. (Onder andere TMR-677). Dit probleem is daarom verholpen tijdens testweek 3 buiten kantoortijd. Door de uitrolactiviteiten van de oplossing was het centrale systeem een korte periode niet beschikbaar op vrijdag 10 juni 2022.
De overige 13 bevindingen zijn voor analyse toegewezen aan het business analyseteam van de Tactisch Beheerorganisatie (TBO). Dit team analyseert bevindingen op ketenniveau. Ze brengt bekende oplossingen in beeld en vult eventuele onduidelijkheden in de bevinding aan. Daarnaast betrekken zij de werkgroep die zich bezighoudt met de workarounds en tijdelijk alternatieve maatregelen (TAMs) wanneer er sprake is van onderliggende problemen. De belangrijkste van deze onderliggende problemen komen na de analyse op de zogeheten problemen-en-oplossingenlijst. Via deze lijst bewaken we alle zaken die een hoog risico vormen voor een goede werking van de hele keten. Deze lijst wordt regelmatig vernieuwd en gepubliceerd op de website van Aan de slag.
Inzicht bieden in de belangrijkste problemen die de werking van de keten belemmeren, en de daarvoor beschikbare oplossingen, is essentieel bij IKT. Hierbij is de samenwerking tussen verschillende oplosgroepen essentieel om de bevindingen goed te kunnen analyseren.
Afbeelding Rapportage van IKT-testweek 3
Klik op de afbeelding voor een vergroting van de Rapportage van IKT-testweek 3.
