Samenwerkfunctionaliteit

Samenwerken aan behandelen

Nadat een verzoek door een bevoegd gezag of behandeldienst is ontvangen begint de behandeling van het verzoek. Afhankelijk van het type verzoek (veelal een vergunningsaanvraag, melding, of informatieplicht) ligt er een ander proces aan de behandeling ten grondslag. In het geval van een verzoek om een vergunning af te geven, wat uiteindelijk resulteert in het verlenen van een vergunning of juist het afwijzen daarvan, wordt vaak samengewerkt met ketenpartners (andere overheden of commerciële adviseurs) die ook een rol hebben in het behandelproces. Meestal gaat dit om het uitbrengen van advies over (een onderdeel van) het verzoek. Om de samenwerking tussen bevoegd gezagen en ketenpartners tijdens de behandeling van een verzoek te ondersteunen biedt DSO-LV een samenwerkfunctionaliteit aan.

Samenwerkfunctionaliteit

De DSO-samenwerkfunctionaliteit bestaat primair uit een aantal API’s die door zaak- en VTH-systemen van aangesloten overheden kunnen worden gebruikt om vorm te geven aan een samenwerking. Daarnaast is er voor ketenpartners die geen aangesloten zaak- of VTH-systeem hebben de mogelijkheid om door middel van een eenvoudige, web gebaseerde gebruikerstoepassing deel te nemen aan een samenwerking.

Starten van een samenwerking

Nadat een bevoegd gezag of behandeldienst door middel van een STAM-triggerbericht is genotificeerd dat er een nieuw verzoek is aangemeld, kan een samenwerking gestart worden met de daartoe bestemde service. Hierbij wordt een samenwerkdossier gecreëerd waarin documenten die bij de samenwerking relevant zijn kunnen worden opgeslagen. Als bij het starten van de samenwerking een verzoeknummer is opgegeven, dan wordt het bijbehorende verzoek inclusief bijlage(n) gekopieerd vanuit het DSO-LV naar het samenwerkdossier. Als er geen verzoeknummer wordt opgegeven dan gebeurt dat niet, maar het bevoegd gezag kan dan bijvoorbeeld wel later het verzoek en/of een selectie of alle bijlagen in het samenwerkdossier plaatsen vanuit het eigen VTH- of zaaksysteem.

Uitnodigen van ketenpartners

Nadat de samenwerking is gestart en het samenwerkdossier is gecreëerd, kan het bevoegd gezag één of meerdere ketenpartners uitnodigen om deel te nemen aan de samenwerking. Dit gebeurt op basis van het OIN (Organisatie-identificatienummer) van de betreffende ketenpartner. Bij de uitnodiging moet het toegangsniveau van de ketenpartner worden vermeld. Dit kan zijn “volledige toegang” of “beperkte toegang”. In geval van “volledige toegang” heeft de ketenpartner toegang tot alle documenten in het samenwerkdossier. In het geval van “beperkte toegang” heeft de ketenpartner alleen toegang tot documenten in het samenwerkdossier die géén persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige informatie bevatten.

Het uitnodigen van ketenpartners kan op elk moment gedurende de samenwerking gebeuren. Ketenpartners kunnen later ook weer van de samenwerking worden uitgesloten. Alleen het bevoegd gezag kan ketenpartners uitnodigen en weer uitsluiten.

Actieverzoeken

Aan elke deelnemer aan de samenwerking kan, door elke andere deelnemer aan de samenwerking, een actieverzoek worden gestuurd. Een actie is hierbij een gevraagde handeling in het kader van de samenwerking. Meestal betreft dit een adviesaanvraag, bijvoorbeeld het geven van een brandveiligheidsadvies. Bij een actieverzoek dient een typering van de actie te worden opgegeven (bijvoorbeeld: “adviesaanvraag”), en een omschrijving van de gevraagde actie.

De deelnemer die de actie uitvoert kan deze ook gereed melden, eventueel met een toelichting. De deelnemer die het actieverzoek heeft uitgezet kan deze ook weer intrekken, eventueel ook weer voorzien van een toelichting.

Documenten

Op elk moment gedurende de samenwerking kunnen door alle deelnemers documenten aan de samenwerking worden toegevoegd. Dergelijke documenten zijn ondersteunend aan de samenwerking of de behandeling van het verzoek, of bevatten het resultaat van een uitgevoerd actieverzoek.

Bij het toevoegen van een document aan het samenwerkdossier dient ook het vertrouwelijkheidsniveau van het document te worden opgegeven. Dit kan zijn “strikt vertrouwelijk”, als het document persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige informatie bevat, of “vertrouwelijk”, als dit niet het geval is. Alle deelnemers aan de samenwerking kunnen documenten lezen (downloaden) als het vertrouwelijkheidsniveau in overeenstemming is met het toegangsniveau dat aan hen is toegekend. De deelnemer die het document heeft toegevoegd aan het samenwerkdossier en het bevoegd gezag kunnen het document ook wijzigen of verwijderen.

Het bevoegd gezag kan per document, en per deelnemer, de rechten erop wijzigen, ongeacht het toegangsniveau dat aan de deelnemer is toegekend. Mogelijke rechten zijn: geen rechten (dus ook geen leesrechten), leesrechten, en lees/schrijf/verwijderrechten.

Notificaties

Van de meeste gebeurtenissen die plaats vinden in het kader van de samenwerking ontvangen de (relevante) deelnemers een notificatie. Bijvoorbeeld als er documenten zijn toegevoegd, als er een actieverzoek is verzonden, als de samenwerking wordt gesloten, etc.

Afronden van de samenwerking

Nadat alle acties zijn uitgevoerd en bevoegd gezag voldoende informatie heeft om een beslissing over het verzoek te kunnen nemen kan de samenwerking worden afgerond. De eerste stap in dit proces is dat de samenwerking wordt gestopt. Alle deelnemers aan de samenwerking ontvangen hiervan een notificatie. Ze houden op dat moment toegang tot het samenwerkdossier en kunnen documenten naar hun eigen voorziening kopiëren om aan archiveringsverplichtingen te voldoen, maar ze kunnen geen nieuwe documenten meer aan het dossier toevoegen. Ook kunnen er geen nieuwe actieverzoeken worden uitgezet en eventueel nog openstaande actieverzoeken kunnen niet meer worden afgerond. Na het stoppen van de samenwerking kan het bevoegd gezag op elk gewenst moment de samenwerking verwijderen. Er is dan geen enkele toegang tot het samenwerkdossier meer mogelijk, en het volledige samenwerkdossier inclusief inhoud wordt uit de DSO-voorziening verwijderd. Als het bevoegd gezag de samenwerking niet uit eigen beweging stopt dan gebeurt dit alsnog automatisch plaats na het verstrijken van de wettelijke maximale bewaartermijn.